Ve 21. století, které je symbolem technologického pokroku, žijeme už více než 21 let. Přesto mnoho firem své zaměstnance stále zatěžuje administrativou a byrokracií úplně stejně, jako před těmi 21 lety. Přitom dnes existuje tolik možností, jak si práci usnadnit. Vezměme si například personální oddělení. V dnešní době, kdy je nezaměstnanost na minimu a na jednoho uchazeče připadají 4 volná pracovní místa, je nesmysl, aby personalisté trávili většinu času nekonečným papírováním a administrativou, namísto toho, aby co nejvíce těchto úkonů automatizovali. Co může pomoci k tomu, aby si ten jeden uchazeč vybral právě vás jako zaměstnavatele, a nikoli ostatní společnosti, které nabízí stejnou pracovní pozici?
Sami se zamyslete nad tím, jak řešíte nábor ve vaší společnosti. Co vše musí personalista dělat? Hledá nové uchazeče, často buduje firemní kulturu a branding firmy na sociálních sítích. Vede několikakolový pohovor, aby se našel ten pravý uchazeč, který do firmy zapadne. Následně podepisuje pracovní smlouvy, v posledních letech pak ke smlouvě přibývají i další podpisy: GDPR souhlasy, předávací protokoly pro firemní mobil, notebook, SIM kartu nebo automobil. Personalista dále řeší onboarding, zpětnou vazbu na nadřízené, na vedení firmy, na majitele, na podřízené. A všechny tyto dokumenty pak ukládá do složek v počítači, v horším případě tiskne a zakládá do šanonů. A ty se kupí… Tím vším to ale zdaleka nekončí, smlouvy a další dokumenty je potřeba kontrolovat a aktualizovat. Kdy končí zkušební doba? Kdy končí roční smlouva? Je možné dát zaměstnanci smlouvu na dobu určitou, nebo na neurčitou? Personálních procesů je opravdu mnoho a každý personalista si musí najít vlastní rytmus. Co kdyby to ale všechno šlo jednodušeji?
Digitalizace je příležitost, jak personalistům uvolnit ruce
Digitalizace se ve společnosti skloňuje už několik let, proč tedy nezdigitalizovat také administrativní práci personalistů. Podle průzkumu plánuje v letošním roce digitalizovat personální procesy 83 % společností. Jak tento proces zvládnout co nejlépe?
„V IRESOFTu si zakládáme na firemní kultuře, a hlavně na samotných zaměstnancích. Proto jsme uvažovali, jak zjednodušit práci nejen našemu personálnímu oddělení, ale také lidem ve firmě. Chtěli jsme, aby mohli mít všichni zaměstnanci ve firmě přístup k vlastním datům, aby vedoucí oddělení měli přehled o svých kolezích (kdy mají narozeniny, kdy mají výročí), aby se personalisté nemuseli zaobírat administrativou a byrokracií, ale lidmi, protože spokojený zaměstnanec je v dnešní době základ úspěšné firmy,“ přibližuje důvody digitalizace personálních procesů Michal Hochman, CEO Alveno.
HR systém je právě jednou z možností, jak zdigitalizovat smlouvy, souhlasy, ale i předávací protokoly, evidenci majetku, knihu jízd apod. Proto jsme nyní s vlastním vyladěným HR systémem vkročili na trh. Co vše vám HR systém Alveno umožní?
Šanony
Místo toho, aby personalisté zakládali smlouvy do klasických šanonů a ty pak ukládali do archivu, aby se k nim nedostala nepovolaná osoba, mohou si jednoduše vytvořit v cloudovém systému šanony na míru a do nich přiřadit přístup jen lidem, kteří dokumenty mohou vidět. Do šanonů můžete takto zařadit třeba smlouvy, předávací protokoly, souhlasy GDPR, ale také flotilu firemních vozů a další majetek. Největší výhoda? Rychlá filtrace a nalezení všech potřebných dat na několik kliknutí. Díky moderním HR systémům máte všechny důležité dokumenty dostupné z online administrace odkudkoliv a jejich možnosti jdou ještě dál. V šanonu můžete vytvořit jakýkoli dokument, jako například hodnocení zaměstnance jeho nadřízeným, nebo hodnocení zaměstnavatele, a nezáleží přitom, jestli jde o kvartální, roční, nebo jakékoliv jiné. Jednoduše vytvoříte také šablonu šanonu pracovní smlouvy. Při náboru nového zaměstnance jen zašlete zaměstnanci elektronicky smlouvu, kterou si jednoduše projde před nástupem a následně podepíše.
Šanony umožňují nepřeberné množství kombinací. A díky snadnému „Drag and Drop“ systému si vytvoříte jakýkoliv dokument podle vlastních představ.
Práva – zástupci, personalisté, nadřízení
Pokud vás nepřesvědčí značná administrativní a časová úspora, je zde ještě jeden úhel pohledu. A tím je ochrana osobních údajů. V době, kdy má každý uživatel v Evropě právo na ochranu osobních údajů i na to být zapomenut, je prakticky nemyslitelné nechávat osobní dokumenty zaměstnanců v šanonech, ke kterým se může dostat kdokoli nepovolaný. Personální systémy samozřejmě pracují s přidělováním práv, takže budete mít jistotu, že se k osobním údajům dostanou jen povolané osoby. Jednoduše si nastavíte, kdo může jaké údaje zobrazit.
Práce na dálku? Není problém!
V dnešní době, kdy se v práci uplatňuje hybridnější model docházky zaměstnanců, tedy, že část pracovní doby tráví zaměstnanec na home office a část doby je v práci, není praktické mít všechny důležité dokumenty uložené fyzicky v šanonech za uzamčenými dveřmi kanceláře. Do cloudových šanonů se dostanete odkudkoliv na světě, kde máte připojení k internetu. Nemusíte tak jezdit do kanceláře kdykoli potřebujete zjistit, kdy má zaměstnanec právo na nový počítač.
Propojení s dalšími systémy, které usnadňují práci
Když už jsme nakousli práci na home office, je potřeba zmínit, že i doma je zaměstnanec povinen evidovat pracovní dobu. Nejen, že se jedná o zákonnou povinnost, ale je zde také otázka BOZP. Firmy tento fakt často opomíjí.
Ty nejlepší HR systémy jsou natolik flexibilní, že společně s docházkovým systémem máte pod palcem nejen smlouvy a evidenci majetku, ale také evidenci docházky, kterou jednoduše na několik kliknutí vyexportujete do mzdových systémů. Během chvíle tak máte správně zpracované podklady pro mzdy i u zaměstnanců, kteří pracují z domu.
