Dříve na klinikách Medicom Clinic používali docházkový systém Alveno s instalací, který nebyl online. O tom, proč se rozhodli přejít na novou online verzi systému a jak probíhala implementace, jsem si povídala s Lucií Čechovou, Customer Relationship Manager a Project Manager.
Co stálo při rozhodnutí přejít na nové Alveno?
V Medicom Clinic jsme slyšeli o tom, že chystáte novou verzi a oslovil nás váš kolega, ukázal nám, jak lze evidovat docházku jednoduše v nové cloudové aplikaci a vytvořil nám nabídku, která se nám líbila. Vzhledem k tomu, že online Alveno přinášelo nová rozšíření a celkový upgrade, tak padlo rozhodnutí, že toho využijeme a přejdeme.
Jaká vylepšení jste nejvíce ocenili?
Co se nám opravdu moc líbilo, bylo třeba počítání stravenek. Což se zdá jako maličkost, ale k celkovému objemu je to opravdu velké ulehčení.
Neměli jste nějaké obavy? Třeba z cloudu nebo v otázce zabezpečení dat?
Nebyl důvod k obavám. Vzhledem k dlouhodobé spolupráci víme, že jste spolehlivý dodavatel. Také víme, že data jsou dobře zabezpečena v datacentru. Při výběru dodavatele jsou pro nás důležité zkušenosti a reference. Myslím, že je vždy dobré volit dodavatele, se kterým máte dobrou zkušenost nebo na doporučení.
Co je dále u vás důležité při výběru dodavatele?
Důležitou roli hraje určitě i cenová nabídka, ale cena by neměla být podezřele nízká, protože za tím se většinou schovávají další problémy. Cena musí odpovídat hodnotě služby. A pak je podstatné, aby řešení splnilo naše očekávání. Samozřejmě, když je tam nějaká přidaná hodnota, je to ještě lepší, ale je potřeba, aby to splňovalo alespoň to, co očekáváme. Cloudové Alveno nám ale nabízelo právě i něco navíc, tak jsme s přechodem neváhali.
A jak tedy probíhal přechod na novou verzi aplikace, která je online?
Novou verzi Alvena jsem dostala na starost k implementaci. Měla jsem za úkol zjistit všechny potřebné informace o aplikaci i o tom, jak bude přechod na novou verzi probíhat. Dále pak komunikaci s kolegy na dalších pracovištích o tom, že dojde k přenastavení a k proškolení zaměstnanců.
Jaká byla komunikace s našimi kolegy?
Komunikace byla úplně bez problému. A musím říct, že to byla jedna jak z nejprofesionálnějších, tak i z nejpohodovějších komunikací s dodavateli vůbec. I když jsem se častokrát ptala možná na úplné hlouposti, tak se mi vždy pomoci dostalo a podpora byla maximální.
Jak probíhalo zaškolení do aplikace?
Potřebovala jsem se sama naučit s Alvenem pracovat, s čímž mi pomohli také vaši kolegové. Co bych ale vypíchla, jsou výuková videa. Vracela jsem se k nim několikrát, když jsem si nebyla jistá. A když jsem si nebyla jistá ani po videu, tak jsem se obrátila na Jirku Sysla, vašeho kolegu z technické podpory, který mi věci dovysvětlil, což bylo super. Vše proběhlo naprosto špičkově. Kdykoli bylo potřeba, tak byl k dispozici.
Kromě videomanuálů, byly ještě nějaké další zdroje informací, kde jste hledala?
Mě nejvíc pomohla ta videa a potom školení s Jirkou Syslem, kdy se připojil přes vzdálené rozhraní a ukazoval mi přímo v Alvenu, co a jak se dělá a jak jednotlivé kroky na sebe navazují. Pak už to bylo spíše o dotazech přímo na něj, když jsem se potřebovala doptat. Už nebylo potřeba dalších zdrojů.
Jak dlouho přechod trval? Od zahájení implementace až po úplnou automatizaci používání aplikace?
Zpočátku to bylo trochu komplikované. Kolegyně, které byly zvyklé pracovat ve starém Alvenu si musely ujasnit některé věci. Ale myslím, že přechod k plynulému používání trval tak měsíc, možná dva, než si kolegyně vše upřesnily a zvykly na novou verzi. Nyní už vše běží úplně bez problému.
Je něco, co jste při implementaci postrádala nebo co byste změnila?
Jediné, co mi přišlo trochu líto, je, že ta školení probíhala po telefonu. Chápu, že nemůže konzultant objíždět všechny firmy, ale říkali jsme si, že když už jsme měli těch dotazů více, tak bychom uvítali, kdyby někdo přijel a vysvětlil nám to. Pokud by byla možnost osobního zaškolení, klidně i zpoplatněna, myslím, že bychom jí bez váhání využili. (pozn. dnes už je možnost osobního školení zařazena do nabídky)
Jakou agendu, kromě evidence příchodů a odchodů, pomocí docházkového systému řešíte?
Jako ohromný bonus vnímáme schvalování dovolených. Na této funkci je skvělé, že se informace okamžitě při potvrzení propíše k zaměstnanci, a tím pádem už to nemusíme hlídat jinde. Také kvitujeme, že se všichni zaměstnanci mohou kdykoli do Alvena přihlásit, samozřejmě bez možnosti editace. Ale mohou se podívat, jak jsou na tom s hodinami, kolik mají zbývající dovolené, jak jsou na tom se saldem. Tuto funkci hodnotím jako TOP. Navíc se do systému mohou podívat opravdu odkudkoli. A stejně tak i já nebo jakýkoli jiný vedoucí pracovník se může odkudkoli podívat, jestli je dotyčný zaměstnanec v práci nebo jak to se zaměstnanci vypadá z pohledu salda, dovolené a podobně.
Evidujete v Alvenu i jiné věci?
Ano, značíme tam i odchody k lékaři a pokud jsou jiné odchody z pracoviště, tak také. Většina zaměstnanců používá čtečku, kterou máme umístěnou u vchodu, a otiskem prstu na ní potvrzují svůj příchod do práce a odchod. Používáme čtečky ale také pro průchod dveřmi. Softwarovou čtečku využívají pouze vybraní zaměstnanci, kteří k ní mají udělený přístup, například kolegyně z kanceláře.
Kolik zaměstnanců celkem v aplikaci evidujete?
Dnes je to už určitě přes sto. Přičemž máme tři pracoviště, v Brně, v Ústí nad Labem a v Praze. Největší je pobočka v Praze a tam je i nejvíce personálu. Líbí se mi, že mohu všechny zaměstnance vidět přehledně na jednom místě a zároveň je mít rozdělené podle pracovišť.
Jak řešíte školení zaměstnanců? Třeba při nástupu nového kolegy?
K úvodnímu zaškolení zaměstnance využíváme vaše videa. Ve chvíli, kdy nastoupí nový zaměstnanec, vedoucí ho zadá do Alvena. Já jako administrátor vytvořím přístup, odešlu email, kde je informace, jak se tam zaměstnanec přihlásí a kde najde video nápovědu. Používání Alvena ze strany zaměstnanců je ale omezené, vidí jen svůj výkaz a nesmějí do něj zasahovat, proto ani pokročilejší školení nepotřebují. Všechny ruční změny ve výkazech pak dělá v případě potřeby jejich nadřízený.
V čem vidíte největší přínos nového Alvena?
Rozhodně to, že je to online, a dále, že tam mají přístup zaměstnanci. Jak už jsem zmínila, mohou mít přehled, jaké mají saldo, kolik mají odpracovaných hodin, mohou žádat o dovolenou, vidí, kolik dní mají zbývající dovolené. A výhodou je právě i to, že ačkoli tam přístup mají, mají odepřenou možnost editace. Kolegyně oceňují také přehlednost provozů a jednoduché zadávání nových zaměstnanců. Já osobně ještě velmi oceňuji možnost evidování homeoffice nebo služební cesty. Používám to velmi často. A vítám, že zadám jen „od do“, a vše už za mě systém spočítá sám. Je to opravdu jednoduché a rychlé.
Je naopak něco, co byste v aplikaci zlepšili?
Oproti staré verzi tam chybí datum narození a titul. Dále bychom uvítali možnost nastavení upozornění, že se jedná o smlouvu na dobu určitou a upozornění, že bude končit. (pozn. aktuálně se připravuje HR modul, který umožní pokročilejší evidenci údajů zaměstnance) Spíše máme ale návrhy na drobná vylepšení, než že by něco nefungovalo nebo zcela scházelo.
I přes drobné nedostatky, naplnila aplikace vaše očekávání?
Rozhodně, naplnila. Hrozně mile mě překvapilo, že na to, jak je to komplexní systém, tak je opravdu jednoduchý. I pro mě jako pro člověka, který s docházkou nikdy dříve nepracoval, tak je to přehledné a srozumitelné. Celkově hodnotím práci s aplikací velmi pozitivně.
