Výpočet dovolené: Pár kliknutí, nebo složitý proces?

Měsíc leden se nese ve znamení dovolené. Tedy alespoň pro účetní a personalistky, které se v tomto období každoročně zabývají otázkou, kolik volna lidem z jejich firmy ještě zbývá, případně kdy si jej vyberou. Někdo při tom spoléhá na excelové tabulky a kalkulačku, jiní raději práci přenechají specializovanému řešení, jež většinu nejtypičtějších úkonů provede místo nich. V následujícím článku se podíváme na specifika obou variant.

Jak se manuálně počítá dovolená

Pokud vaše firma ještě nepřešla na moderní docházkový systém, nebo si svou dovolenou zkrátka chcete přepočítat na vlastní pěst, čeká vás postup o několika krocích. Výpočet dovolené v aktuální podobě je výsledkem novely, která vstoupila v platnost v roce 2021. Deklarovaným smyslem změn bylo především narovnat existující nerovnosti v podmínkách čerpání dovolené, které dopadaly třeba na zaměstnance ve směnných provozech. Pro vaši kalkulaci je ovšem podstatné zejména to, že zákon upravil mechaniku výpočtu, takže nově počítá s hodinami a týdny, namísto dřívějších dní nebo maximálně půldní, a měsíců. Jak se to projevilo na samotném výpočtu, a jak tedy vlastně postupovat?

Dovolená za kalendářní rok

Nejpříjemnější scénář nastává u zaměstnance, který neměnil zaměstnavatele alespoň dvanáct měsíců (Přesněji musí podle § 213 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb. odvést nepřetržitou práci po dobu 52 týdnů v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší týdenní pracovní doby připadající na toto období). Ten získává dovolenou za celý rok v délce minimálně 4 týdny (Minimální délka dovolené je stanovená v § 212 zákona č. 262/2006 Sb. U pedagogických pracovníků činí 8 týdnů a u osob z vybraných náročných profesí 5 týdnů), a stačí u něj jenom zkontrolovat, že se mu do odpracovaného času započítala nemocenská i další tzv. náhradní doby a převést volno, které si včas nevybere, do dalšího období.

Zajímavostí je, že na dovolenou ve stejné délce, tj. minimálně 4 týdny, získávají nárok i zaměstnanci, kteří pracují na poloviční úvazek. Počítá se přitom s tím, že za jeden pracovní den zkrátka odpracují jen polovinu hodin.

Dopočet poměrné části dovolené

Pokud od podepsání pracovní smlouvy zaměstnance uplynuly alespoň 4 týdny, ale zatím nevydržel celý rok, je načase vzít do rukou onu slíbenou kalkulačku. V tomto případě bude nutné dopočítat poměrnou část dovolené. Oficiálně takovému zaměstnanci náleží jedna dvaapadesátina stanovené týdenní pracovní doby vynásobené výměrou dovolené, na které má v příslušném kalendářním roce nárok. V praxi vypadá vzorec pro výpočet takto:

Výsledek zaokrouhlujeme vždycky nahoru, na celá čísla. Níž najdete, kolik dní si polebedí doma hypotetický pan Novák. Pracuje čtvrtým měsícem na HPP v drůbežárně, kde má nárok na zákonné minimum dovolené:

40 hod. (úvazek) / 52 týd. (počet týdnů v roce)
× 16 týd. (odpracováno) × 4 týd. (firemní dovolená)
= 50 hod (dovolená p. Nováka zaokr. nahoru)

Pan Novák si zatím může vybrat dovolenou v délce zhruba šesti dní, pokud bude pracovat osmihodinové směny. Nemůže se nedostavit, kdy se mu zachce, ale když zajde za šéfem závodu a zeptá se ho, kdy ho bude moct postrádat, měl by mu nadřízený vhodný termín dát vědět s dvoutýdenním předstihem.

Jak to funguje s docházkovými systémy

Moderní docházkové systémy celý proces výrazně usnadňují. Ačkoli fungují v prvé řadě jako spolehlivá evidence docházky, dokáží pro zaměstnavatele i zaměstnance ohlídat a provést i řadu dalších věcí. Pokud by kupříkladu v práci pana Nováka používali Alveno, měl by o své zbývající dovolené přehled, aniž by se musel ptát účetní nebo zkoušet online kalkulačky.

Zároveň by se mohl jednoduše podívat, kdy plánují prázdninové volno jeho kolegové. Pak by si mohl vlastní absenci načasovat tak, aby neohrozil provoz závodu – a rovnou šéfa pár kliknutími požádat, aby mu ji schválil.

Kromě pana Nováka by ubyly vrásky také firemní personalistce a účetní. Pokud se panu Novákovi dovolenou vybrat přeci jen nepodaří, nebude ji muset v příštím lednu připočítávat k té do nového roku. Automaticky to za ni zvládne Alveno. Vrásky jí nepřidá, když pan Novák v průběhu roku změní zaměstnání nebo úvazek. Výpočty jí nerozhodí, ani když pan Novák nastoupí v průběhu roku a při výpovědi je samozřejmostí, že Alveno dovolenou dopočítá a vytvoří i podklad pro mzdy.

Alveno totiž umí zpracovat i mzdové podklady a exporty do více než 30 mzdových systémů, takže s ním hravě vyřeší případné proplácení zbylé dovolené. Zároveň zvládne přepínat mezi různými skupinami zaměstnanců tak, aby jim správně vypočítal hodiny dovolené podle úvazku.

Panu Novákovi a účetní tak zbývá jenom zavčas zanést do systému docházku, doplnit případné absence, a pak už si můžou dát nohy nahoru a nechat program vyřešit zbytek za ně.