Co si představit pod pojmem samoorganizující tým? Proč byste se tomuto tématu měli věnovat a jak takový tým zavést třeba ve vaší firmě? To vše se dozvíte z našeho článku.
Co je to samoorganizující tým?
Jak už názvosloví napovídá, jedná se o tým, který je schopen se sám rozhodovat, aniž by jej někdo kontroloval a řídil. To ale není vše, co se často nedozvíte je to kvantum práce, které za samoorganizujícími (nebo také samostatně vedenými) týmy jsou: komunikace, důvěra a následná zodpovědnost nejen za výsledek. To vše musí jít ruku v ruce, jinak žádný samořídící tým ve firmě nikdy nemůže vzniknout.
Na pracovišti si samoorganizující tým můžete představit jako skupinu zaměstnanců, kteří společně řeší projekty nebo plní cíle, aniž by je při tom hlídal nadřízený.
Zaměstnance, kteří zvládnou být svými vlastními manažery, najdete v každé firmě. Často to bývají zároveň ti nejzkušenější odborníci v týmu. Umí odvést spolehlivou práci i bez dohledu a kontroly. Přesto však i oni za normálních okolností musí ztrácet čas reporty pro svého manažera nebo supervizora.
Jak funguje samoorganizující tým?
Samostatně vedené týmy v posledních letech získávají na popularitě, protože zkrátka odpovídají potřebám moderního pracoviště, kde narůstá důraz na spolupráci, kreativitu a hybridní práci. Někdy je také firmy implementují tak trochu z nutnosti. Třeba když zeštíhlují týmy, a přitom zjistí, že už se jim nevyplatí zvlášť držet manažera.
V kolektivu, který neřídí žádný vedoucí, pak zodpovědnost za pracovní procesy i výsledky přirozeně přebírají sami zaměstnanci. Celý tým společně řeší tradičně manažerské úlohy, jako je hodnocení efektivity práce, nastavuje systém práce a předává výsledky vedení firmy.
Samostatně vedené týmy bývají většinou menší. Každý člen týmu má vlastní jasně danou pozici. Všichni se společně starají, aby byly splněny stanovené úkoly.
Tyto týmy také zpravidla spontánněji pojímají schůzky, takže odpadají každodenní standupy i pravidelné setkávání. V rámci samoorganizujícího týmu si lidé často určují svého zástupce, který bývá součástí firemních porad a může převzít roli projektového koordinátora a prostředníka pro komunikaci s vedením firmy. Tento vybraný zástupce týmu se však klidně může po každé schůzce měnit. Dalším specifikem samoorganizujícího se týmu bývá často neomezené placené volno. Tento benefit vychází z principu odpovědnosti za svou agendu. Firma důvěřuje zaměstnancům, že tohoto privilegia nebudou zneužívat a vyberou si dovolenou tak, aby nepoškodili zbytek týmu, a že se to nepromítne do kvality jejich práce.
Alveno: Dovolené i docházka bez stresu i pro vaši firmu
Pokud vaši zaměstnanci zatím pracují ve standardním režimu, můžete si aspoň ušetřit práci s evidencí příchodů a odchodů z práce a dovolených. Moderní docházkový a HR systém Alveno automaticky dokumentuje pracovní docházku, takže už nemusíte nic zapisovat do Excelu.
9 důvodů, proč by i vaše firma měla zavést samořídící týmy
Změnit hierarchii firmy a přejít z tradičního managementu k samostatně vedeným týmům není snadná záležitost. Stojí to peníze, čas a spoustu úsilí – od vedoucích i zaměstnanců. Firmy, jež uspějí, však čeká sladká odměna. Tyto týmy s sebou totiž přináší doslova explozi inovativních nápadů. Upevňují vztahy mezi zaměstnanci a sbližují tým s vedením. Navíc popostrčí vaši firmu na cestě k jejím cílům.
Firemní hodnoty jsou základ správně fungujících samoorganizujících týmů. Především hodnoty jako je zodpovědnost, spolehlivost, cílevědomost a vyspělá komunikace jsou základním kamenem úspěchu pro fungování těchto týmů.
Co přesně od této změny očekávat? Podívejte se, co samoorganizující týmy firmám přináší:
1. Zaměstnanci posilují měkké dovednosti
Lidé v těchto týmech snáze rozvíjejí nové schopnosti. Najednou se při práci zapojují do plánování a zkouší spoustu nových aktivit. Díky tomu se často naučí lépe řešit problémy a konflikty, zefektivňuje se jejich komunikace nebo třeba organizace práce.
2. Zrychluje se rozhodování
Velkou výhodou samostatně vedených týmů je, že se dostávají ke slovu lidé s různými úhly pohledu a zkušenostmi. Při rozhodování pak takové skupiny bývají kreativnější a férovější. Zároveň mají jednotlivci možnost rozhodnout také na vlastní pěst, bez souhlasu ostatních. Stačí jim k tomu vyjádření od experta a zainteresovaných stran.
3. Roste manažerský potenciál zaměstnanců
Tyto týmy dávají zaměstnancům šanci vyzkoušet si vůdčí roli a procvičit se v ní. Někdo takovou příležitost běžně při práci nemá, v menších samostatně vedených týmech jsou si ale všichni rovni. Každý se tak může dočasně ujmout vedení, nebo alespoň výrazně ovlivnit směřování týmu.
4. Zaměstnanci se kariérně rozvíjejí
V některých týmech mohou zaměstnanci dočasně přeskakovat od jedné práce ke druhé, aby nasáli odborné znalosti kolegů a seznámili se s dalšími profesemi.
Všichni zaměstnanci mají zájem o profesní rozvoj a růst. Pokud budou cítit, že stagnují, možná se začnou poohlížet po lepších možnostech jinde. V samostatně vedeném týmu se namísto toho mohou učit praxí a pozorováním a v bezpečném prostředí si ověřit, jak by se jim líbilo na jiných pozicích ve firmě, a dělit se s kolegy o postřehy.
5. Efektivněji se plní cíle
U standardních týmů většinou nejdřív vedení firmy sdělí manažerovi, jaké pro jeho tým stanovili cíle. Ten je potom předá dál a nadiktuje podřízeným, jak postupovat, aby tyto cíle splnili.
Hrozí však, že manažer zkazí svému týmu výsledky třeba tím, že mu neposkytne dostatek informací nebo autonomie. Kvůli špatné komunikaci nemusí zaměstnancům být jasný smysl jejich práce, což se pak negativně promítne do jejich pracovních výkonů.
Oproti tomu u somoorganizačního týmu jsou to samotní zaměstnanci, kteří rozhodují, jak nejlépe zúročit své schopnosti, čas a poskytnuté prostředky, aby společně dosáhli výsledků. Mají přesnou představu o cíli své práce a jeho opodstatnění. Vyslechli ho přímo z úst vedení firmy.
Díky tomu samostatně vedené týmy vyžadují jen velmi málo pozornosti a pomoci od nadřízených. Manažerům a supervizorům zbývá o to více času a energie na ostatní projekty a zaměstnance.
6. Zaměstnancům roste profesní kvalifikace
Některé zaměstnance to netáhne do vedoucích pozic. Raději by sbírali odborné zkušenosti, aby se mohli stát experty na určitou problematiku nebo špičkami ve svém oboru. Samostatně vedené týmy jsou pro takovéto osobnosti dokonalým prostředím.
Protože týmy většinou fungují v užších kolektivech, dostává každý zaměstnanec více prostoru k seberealizaci. Nese plnou zodpovědnost za práci, kterou odvede, ale zároveň může do hloubky poznávat pracovní náplň svých kolegů nebo využívané procesy.
7. Zaměstnanci pracují jako tým
Někdy stačí cítit, že je člověk součástí týmu, a hned nám stoupá motivace. Tím spíš, když celý tým táhne za jeden provaz.
V samoorganizujících týmech má každý na starost vlastní, specifické úkoly. Se zodpovědností jde ruku v ruce motivace podat dobrý výkon. Sami zaměstnanci chtějí svému týmu pomoci k úspěchu.
Takové nastavení ostře kontrastuje s tím, jak se věci mají v týmech tradičního ražení, kde zaměstnancům chybí jak odpovědnost, tak i zájem. Nepotřebují totiž tak úzce spolupracovat s druhými, ani je vlastně nemusí příliš zajímat, jak celý tým dopadne.
8. Zvyšuje se zájem a zapojení
Typicky se do těchto týmů zařazují zaměstnanci, kteří si umí sami poručit, disponují potřebnými schopnostmi a dovednostmi, a zároveň mají osobní nebo profesní zájem na úspěchu daného projektu.
Když se pak zapojí, automaticky si víc věří a chtějí podat nejlepší možný výkon. A pokud k tomu ještě pracují na projektu, který je zajímá nebo odpovídá jejich expertíze, automaticky jim stoupne motivace. Jak by také ne, když se věnují činnosti, jež je zajímá.
9. Firma je efektivnější a produktivnější
Efektivita a produktivita jdou ruku v ruce s úsporou času a peněz zaměstnavatele. Když na systém týmů bez manažerů přešla americká firma RCAR Electronic, vykázala hned v dalším fiskálním roce úsporu 10 milionů dolarů.
V IRESOFTu jsme přešli na samoorganizující se týmy před pár lety. Vznikl nám díky tomu agilní manifest a po jeho zavedení šetříme stovky hodin ročně.
Kromě toho firmám zůstanou v rozpočtu finance, které by standardně investovaly do náboru, vyškolení a kompenzace vedoucích týmů. Tyto peníze pak mohou investovat jinam.
Alveno: Nástroj pro produktivní firmy, které si váží svých peněz
Nejúspěšnější firmy průběžně hledají cesty, jak ušetřit čas a peníze. Proto se tak často spoléhají na moderní docházkový a HR systém Alveno. Alveno díky chytrým funkcím automatizuje řadu rutinních procesů, které zákazníkům běžně kradou pracovní hodiny i energii. Podívejte se, jak společnost PERFORMIA šetří 25 hodin měsíčně jen díky zefektivnění procesů spojené s docházkou.
Zavádění samoorganizujících týmů: první krůčky
Přesunout zaměstnance z tradičního manažerského systému do samostatně vedených týmů může být někdy pěkný oříšek. Přestože v samostatně vedeném týmu odpadá práce s výběrem manažera, pořád je při jejich sestavování vhodné splnit několik důležitých kroků. Na co byste neměli zapomenout?
1. Porozhlédněte se po zaměstnancích s vhodnými povahovými předpoklady
Úspěchu se tyto týmy dočkají jen tehdy, když se dobrovolně, aktivně zapojí všichni jejich členové. Bez šéfů si dobře poradí zaměstnanci, kteří:
Prvním krok při sestavování samoorganizujícího týmu by vždycky měl vést za vedením firmy. Tady se stanoví cíle a výsledky. Pak tyto cíle můžete probrat s týmem a domluvit se, podle čeho budou hodnoceny výkony.
2. Investujte do školení a teambuildingů
Někomu možná chybí technické znalosti. Někomu by prospělo školení o tom, jak vůbec fungují týmy bez manažerů. Další zaměstnanec by potřeboval kurz zvládání konfliktů. Pokud se potenciální členové týmu ještě moc neznají, zorganizujte pro ně teambuildingové projekty. Vybudují si díky nim důvěru v kolegy a zlepší se jim komunikace.
3. Zapojte samotný tým
Předejte štafetu svému týmu. Jeho členové si mohou vytyčit, čeho chtějí dosáhnout, rozvrhnout si práci a vymezit zodpovědnost a zhruba nastavit pracovní procesy. Nezapomeňte jim v této fázi nechat k dispozici někoho z vedení, s kým budou moci konzultovat případné nejasnosti.
4. Buďte fér
Každý člen týmu si zaslouží spravedlivé zacházení a odpovídající odměnu. Je tedy na vás a na vedení, abyste ohlídali, že všichni zaměstnanci přispívají rovným dílem a mají stejné příležitosti.
5. Poskytujte zpětnou vazbu
Samoorganizující týmy nepotřebují, aby jim manažer říkal, co mají dělat. Přesto však uvítají možnost pravidelných konzultací s někým z vedení. Proberte, jak se jim daří a jak postupují. V rámci těchto setkání máte možnost navrhnout potenciální změny procesů nebo postupů. Nebo se ujistit, že tým dodržuje zadání, vejde se do rozpočtu a stíhá dohodnuté termíny. Také je to dobrá příležitost ke společné oslavě dobré práce.
Další kroky: samoorganizující týmy i ve vaší firmě
Má každý tým potenciál uspět i bez manažera (bez vedení a managementu)? Ano i ne. Záleží na firemních cílech, oboru, na samotných zaměstnancích, ale hlavně na manažerech ve společnosti. Prvotní impulz a změna musí jít vždy od shora. Manažeři, vedoucí a majitelé se musejí stát parťáky, kteří pomáhají a rozvíjejí své podřízené: musí se z nich stát lídři. Úspěšné samostatně vedené týmy, kterým se dostane potřebné podpory, pak zaměstnavatele odmění inovacemi, zajímavými nápady a vysokou motivací.
