S příchodem moderních technologií se nám otevírají nové možnosti ve správě dokumentů. Pro personalisty společností, kterým stále přibývá administrativa a s ní spojené podepisování desítek až stovek dokumentů ročně, jsou elektronické podpisy skvělým řešením.
V tomto článku se podíváme na různé typy elektronických podpisů a jak mohou přinést modernizaci do vaší pracovní rutiny. Co je však důležité, od 1. října 2023, díky novele zákoníku práce, máte možnost využívat elektronické podpisy u drtivé většiny pracovněprávních dokumentů.
Úrovně digitálního podpisu
1. Kvalifikovaný elektronický podpis
Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úrovní elektronického podpisu a je prakticky nemožné jej zcizit, protože pro jeho použití je často potřeba použít fyzický nosič (např. USB token, čipová karta). Tento typ podpisu je založen na kvalifikovaném certifikátu a splňuje nejpřísnější bezpečnostní a právní normy.
2. Uznávaný elektronický podpis
Tento typ podpisu je založen na registraci u oficiální certifikační autority. Takový podpis dává záruku, že je opravdu spojen s osobou, na kterou byl vystaven. Tento typ podpisu lze kdykoli u certifikační autority ověřit a nejčastěji se používá ke komunikaci se státní správou stejně jako mezi subjekty navzájem.
Některé certifikační autority v České republice:
- – První certifikační autorita, a.s.
- – Česká pošta, s.p.
- – EIdentity a.s.
3. Zaručený elektronický podpis
Zaručený elektronický podpis je dalším druhem elektronického podpisu, který poskytuje určitou úroveň důvěryhodnosti a autenticity podpisatele, ale nemusí být nutně založen na kvalifikovaném certifikátu. Systém těchto podpisů si může vytvořit každá společnost sama a ideálně tak, aby zaměstnanec nemusel nic „vyřizovat“.
4. Elektronický podpis
Elektronický podpis je obecný termín pro libovolný způsob elektronického označení souhlasu nebo autentizace dokumentu. Můžeme si jej představit jako obyčejné podpis, který používáme v elektronické podobě denně (podpis v e-mailu, zaškrtnutí tlačítka „Souhlasím“ na webových stránkách aj.)
Tento podpis nám neumožňuje ověřit pravost (že jej opravdu napsal ten, kdo je podepsán) ani pravost znění dokumentu
I přes novelu zákoníku práce, která rozvolňuje digitalizaci a samotné elektronické podepisování, stále existují dokumenty, které musíme podepisovat ručně. Jedná se o dokumenty, které mají prvky jednostranně právního jednání:
- Výpovědi
- Okamžité zrušení pracovního poměru
- Zrušení pracovního poměru ve zkušební době
- Odstoupení od pracovní smlouvy
- Odvolání z pozice vedoucího zaměstnance
- Vzdání se místa vedoucího zaměstnance
- Mzdový / platový výměr
Alveno vyvinulo podpisy pro většinu pracovněprávních dokumentů bez platby za každý jednotlivý podpis
Jednou z klíčových výhod používání elektronických podpisů v rámci firmy je integrace s naším HR systémem Alveno. Naším cílem je zjednodušit a zefektivnit váš pracovní proces. A co je důležité, s Alvenem můžete podepisovat běžné dokumenty, kterých jsou měsíčně ve velkých společnostech desítky až stovky, v rámci jednotné ceny za náš software.
V Alvenu však momentálně pracujeme i na integraci třetích stran. Je nám jasné, že na různé pracovní dokumenty potřebujete podpis, který je založen na certifikátu od oficiální autority, ať už komunikujete s dodavateli, nebo řešíte smlouvu s odběratelem či státní správou. Právě z toho důvodu Alveno v dohledné době umožní integraci s ještě sofistikovanějšími programy pro elektronické podepisování dokumentů. Tyto sofistikovanější programy si však účtují poplatek za každý jednotlivý podpis, jelikož musí řešit právě zmíněný certifikát.
Bude tedy jen na Vás určit si, který dokument podepíšete Alvenem a ke kterému využijete vyšší úroveň podpisu. Díky této variabilitě můžete s Alvenem ušetřit několik tisíc až desítek tisíc korun měsíčně.
Kolik Vám Alveno ušetří: modelový příklad pro firmu se 100 zaměstnanci
Nyní si pojďme spočítat modelový příklad úspor pro firmu se 100 zaměstnanci. Předpokládejme, že tato firma měsíčně potřebuje podepsat 300 běžných dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, změny pracovních smluv a další.
S konkurenčním softwarem by firma musela platit za každý jednotlivý podpis, což by mohlo představovat náklady kolem 20 Kč za podpis. Při 300 dokumentech by to bylo 6 000 Kč měsíčně, a to jen za předpokladu, že dokument podepíše jen samotný zaměstnanec.
Elektronické podpisy ve spojení s Alvenem mohou být klíčem k efektivnější a modernější správě dokumentů ve vaší firmě. Podepisování běžných dokumentů stává jednodušším a cenově výhodnějším. Zároveň máte možnost využít vyšší formy podpisu pro důležité dokumenty díky naší integraci s ještě sofistikovanějšími systémy pro podpis dokumentů, které jsou založeny na oficiálním certifikátu autority. Tímto způsobem můžete modernizovat váš pracovní proces a ušetřit desítky tisíc korun ročně, které můžete investovat jinam. Další nepochybnou úsporu tvoří čas. Moderní HR systém dokáže šetřit desítky až stovky hodin nejen personalistům, ale také samotným zaměstnancům.
Nejčastější dotazy k elektronickým podpisům
Jaké úrovně elektronického podpisu máme?
Digitální podpis můžeme obecně rozdělit do čtyř kategorií podle právní síly a průkaznosti:
Kvalifikovaný podpis – nejvyšší forma elektronického podpisu, podmíněna použitím fyzického nosiče (např. USB token)
Uznávaný elektronický podpis – podpis, který je založen na registraci u oficiální certifikační autority, což umožňuje jeho ověření (nejčastěji se s ním potkáváme při komunikaci se státní správou – BankID apod.)
Zaručený elektronický podpis – tento podpis je tvořen tak, aby jej bylo možné jednoznačně spojit s podepisující osobou = podepisující osoba musí provést konkrétní úkon – překonat nějakou „překážku“ (podepsat souhlas se zasíláním leketornockých dokumentů a při každém podpisu např. opsat specifický kód apod.)
Elektronický podpis – využíváme pro dennodenní komunikaci (např. e-mail)
Co je potřeba k využití elektronického podpisu?
Pro nastavení procesu pro elektronické podepisování dokumentů ve vaší společnosti je potřeba několik kroků, od souhlasu zaměstnance, až po vlastní řešení, které bude minimálně na úrovní Zaručeného elektronického podpisu.
Se vším Vám pomůže HR systém Alveno, který v rámci jedné ceny nabízí elektronické podepisování drtivé většiny běžných pracovněprávních dokumentů.
Autor
Tomáš Foltas
Marketingový specialista
