4 styly komunikace aneb jak efektivněji jednat se zaměstnanci

HR Tipy pro práci
nahledove-obrazky
HR komunikace

Bez efektivní komunikace se moderní firmy neobejdou. A HR specialisté, pro něž jsou hovory se zaměstnanci denním chlebem, už teprve ne. Proto se v dnešním článku podíváme na zoubek teorii komunikačních stylů. Dozvíte se, čím se hlavní styly komunikace (asertivní, pasivní, agresivní a pasivně-agresivní) odlišují jeden od druhého a předvedeme si je na praktické modelové situaci. Připraveni? Tak hurá komunikovat!

Historie a smysl komunikačních stylů, aneb k čemu to celé vůbec je?

Znalost komunikačních stylů — jsou dohromady čtyři, od asertivního přes pasivní až po agresivní a pasivně-agresivní — má v personalistické praxi řadu využití. Podobně jako třeba teorie motivace patří takřka do základní výbavy každého úspěšného personalisty. Usnadňuje obtížné rozhovory, pomáhá řešit konflikty nebo třeba zlepšovat výkonnost zaměstnanců. Odkud se ovšem vzala?

Celá teorie komunikačních stylů má svůj původ v psychologii a vědě o mezilidských vztazích. Čerpá zejména z práce Thomase Gordona a jeho komunikačních modelů z 60. let 20. století. Od té doby se koncept asertivity a asertivní komunikace stal široce přijímaným vzorem profesionální komunikace. A přestože se vyplatí znát i ostatní komunikační styly, je to právě asertivní komunikace, která je pro HR specialisty nejpřínosnější.

  • Pasivní

    Vyhýbá se konfrontaci, upřednostňuje druhé, vede k nedorozuměním

  • Agresivní

    Vyjadřuje potřeby na úkor druhých, vede k nepřátelství

  • Pasivně-agresivní

    Naoko pasivní, ale nepřímo vyjadřuje hněv, vede ke zmatku a frustraci

  • Asertivní

    Otevřená, respektující, vyvažuje vlastní potřeby s potřebami druhých, podporuje zdravé vztahy

Různé řešení, odlišné výsledky: Komunikační styly v praxi

Jaký rozdíl může správný komunikační styl udělat? To si popíšeme na příkladu HR specialistky, která byla postavena před problém se zaměstnancem jménem Petr. Petr je obyčejně šikovný a pracovitý, ale v poslední době nedodržuje dohodnuté termíny. Jeho šéfová si na to jednoho dne naší personalistce postěžuje s prosbou o pomoc. A ta se situaci pokusí vyřešit svým běžným komunikačním stylem.

Asertivní komunikace

  • Hlavní charakteristiky: jasně, přímě, s respektem
  • V praxi: HR specialistka si s Petrem bez zdržování naplánuje sezení, kde se ho mezi čtyřma očima klidně zeptá: „Všimla jsem si, že se ti za poslední tři měsíce už poněkolikáté nepodařilo odevzdat práci v dohodnutém termínu. Děje se něco, kvůli čemu teď hůře stíháš? Pojďme si o tom promluvit. Společně vymyslíme, jak to zlepšit.“
  • Výsledek: Petr vidí, že mu HR specialistka naslouchá, a je ochotnější o svém problému upřímně mluvit. Spolupracuje s ní na vyřešení situace. Komunikace probíhá slušně, profesionálně, ale zároveň věcně.

Usnadněte si přípravu na klíčové meetingy. Vyzkoušejte Alveno, moderní HR a docházkový systém, kde všechny důležité dokumenty a informace o zaměstnanci dohledáte na pár kliknutí. Najdete v něm také praktický poznámkový systém, kam si můžete zaznamenat třeba postřehy o zaměstnancově typickém komunikačním stylu.

Pasivní komunikace

  • Hlavní charakteristiky: vyhýbá se konfrontaci, mlží o problému nebo se ho pokouší minimalizovat

  • V praxi: HR specialistka za Petrem sice zajde, ale až pár týdnů potom, co se o jeho potížích dozvěděla. Nepozve ho na setkání, namísto toho si na něj počká na chodbě. Tam potichu prohodí: „Poslední dobou máš docela napilno, že? Každý někdy promešká termín, vůbec se tím nestresuj. My zpoždění nějak zvládneme. A ty si dáš příště větší pozor, že?” Pak bude doufat, že Petr sám od sebe vypracuje plán, jak lépe stíhat, a začne jej spontánně dodržovat.

  • Výsledek: Petr si možná vůbec nevšimne, že jeho zpoždění představují problém. Netuší, že se má snažit o změnu. A nejspíš bude dál práci dodávat, jak mu to zrovna vyjde, a přivádět manažery k zoufalství.

Agresivní komunikace

  • Hlavní charakteristiky: nevybíravě, kriticky, konfrontačně

  • V praxi: HR specialistka rázným krokem dorazí k Petrově pracovnímu místu. „Pátý deadline, Petře! A zase pozdě!“ Prohlašuje zvýšeným hlasem. „Ale takhle to dál nejde, rozumíš? U nás se pracuje, nefláká. Buď se vzpamatuješ a zabereš, nebo poletíš!“ Trápení manažerky ji tolik rozčílilo, že ze sebe negativní emoce zkrátka potřebovala dostat. A vůbec, nebude s Petrem přece zacházet v rukavičkách.

  • Výsledek: Petr má pocit, že na něj personalistka útočí. Nejspíš se začne bránit nebo omlouvat. Konfrontace v jeho očích dost možná zastíní původní problém s pozdními odevzdávkami. Ať už začne plnit úkoly na čas nebo ne, jeho důvěra v HR – a celou firmu – zrovna utrpěla ránu, která se jen těžko zacelí. Neprofesionální jednání personalistky navíc pozorují také ostatní zaměstnanci. Je pro ně návodem, jak zacházet s kolegy a klienty.

Pasivně agresivní komunikace

  • Hlavní charakteristiky: nepřímé náznaky, skrytá ventilace negativních emocí

  • V praxi: HR specialistka počká, až se celý tým sejde na schůzce. Když pak přijde řeč na výkon, hlasitě se zasměje a ucedí: „no, nám naštěstí zahálka nehrozí. Máme Petra, ten nás s tím svým věčným zpožděním udržuje pořádně zaměstnané. Všichni pěkně děkujeme, Petře!“ Na Petrovy námitky reaguje okamžitým ujišťováním, že jde jen o žert. Při tom skrytě čeká, že se Petr kvůli veřejnému zostuzení začne snažit dokončovat úkoly včas.

  • Výsledek: Petr, ale ani ostatní zaměstnanci se v práci necítí komfortně. Na pracovišti kvůli nejasné komunikaci panuje toxická atmosféra. Nikdo si není jistý, co od nich vedení a personalistka doopravdy chce. Nepřipravuje se žádný akční plán. Problém může, ale také nemusí dojít řešení.

Komunikační styl, který HR manažer zvolí, ovlivní nejen řešení jednotlivých incidentů, ale i celkovou náladu ve firmě. Nebo třeba také brand firmy, jakožto zaměstnavatele. Zajímá vás jak? Mrkněte na náš článek o employer brandingu.

Asertivní komunikace se zkrátka vyplatí. Přináší firmě dlouhodobé výhody tím, že podporuje otevřený dialog a buduje důvěru mezi HR a zaměstnanci. Zajišťuje, aby se naplnily jak potřeby zaměstnanců, tak požadavky manažerů, což vede k lepšímu výkonu a vyšší spokojenosti v práci. Naopak pasivní, agresivní a pasivně-agresivní styly snižují efektivitu a vytvářejí na pracovišti napjatou atmosféru.

Vezměte si pro lepší komunikaci na pracovišti na pomoc chytré technologie. S moderním HR a docházkovým systémem Alveno můžete snadno plánovat směny i hlídat absence zaměstnanců. Zároveň získáte přehled o jejich pracovních výkonech i aktuálních potřebách

Personalisté, kteří se naučí vystupovat asertivně, dokáží na jedničku zvládnout i ty nejnáročnější pracovní situace. Dovedou řešit problémy férově a s respektem, jasně vyjádřit svá očekávání, poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu a zachovat si i během konfliktů klid a neutrální vystupování. Z dlouhodobého hlediska tak výrazně účinněji řeší konflikty, ale také výkonnostní problémy. Zároveň ve firmě nastavují pozitivní firemní kulturu.

Autor

Tomáš Foltas
Marketingový specialista

Tomáš pracuje v IRESOFTu, který vyvíjí docházkový a HR systém Alveno a informační systém pro sociální služby CYGNUS. IRESOFT je však známý něčím jiným a tím je firemní kultura. V práci trávíme #2000hodin ročně, což je více, než kolik času věnujeme našim koníčkům a volnému času. V IRESOFTu věříme, že tento #čas můžeme trávit smysluplně, udržitelně a s radostí.

Spolupracovník

Dominika Miarková
SEO & Content specialistka

Nejčastější dotazy

Jaké existují hlavní komunikační styly?

Podle psychologa Thomase Gordona existují čtyři hlavní komunikační styly: asertivní, pasivní, agresivní a pasivně-agresivní. Každý z nich jinak ovlivňuje pracovní vztahy, přičemž asertivní komunikace je nejvhodnější pro HR. Také podporuje zdravé pracovní vztahy.

Jaké výhody přináší asertivní komunikace na pracovišti?

Asertivní komunikace je jasná, přímá a respektující, vyvažuje potřeby jednotlivce a firmy. Podporuje otevřený dialog, důvěru a spolupráci, což vede k lepšímu výkonu a spokojenosti zaměstnanců.

Jaké nevýhody mají pasivní, agresivní a pasivně-agresivní styly komunikace?

Pasivní komunikace vylučuje konfrontaci, což vede k nejednoznačnostem a nedorozuměním. Agresivní komunikace svou přehnanou konfrontačností naopak odcizuje a znepřáteluje zaměstnance. Pasivně-agresivní komunikace zase vyvolává zmatek a napjatou atmosféru, když nepřímo vyjadřuje negativní emoce.

Jak volba komunikačního stylu ovlivňuje řešení konfliktů v HR?

Asertivní komunikace řeší konflikty férově a konstruktivně, zlepšuje dlouhodobé vztahy. Naopak pasivní, agresivní a pasivně-agresivní styly vytvářejí napětí, snižují důvěru zaměstnanců v HR a firmu a komplikují řešení problémů.

Proč je pro HR specialisty klíčová asertivní komunikace?

HR specialisté potřebují asertivní komunikaci k efektivnímu řešení náročných rozhovorů, poskytování zpětné vazby a řešení výkonnostních problémů. Tento styl komunikace jim pomůže vybudovat zdravou firemní kulturu a produktivní pracovní prostředí.

Související články

nahledove-obrazky

Jak správně uvažovat nad náklady na nábor zaměstnance?

Všechno něco stojí. To je nevyhnutelná realita, která platí také pro procesy a úkony v HR. Některých nákladů si typicky všimnete snáze než jiných. Jdou lépe vyčíslit. Jenže to bývají právě ty méně zjevné náklady, co často nejvíce ovlivní očekávaný výsledek.
nahledove-obrazky

Jak úspěšně provést firmu obdobím změn

Restrukturalizujete oddělení? Odchází vám manažer? Nebo zavádíte nové technologie? Změny dříve či později v nějaké podobě potkají každou firmu. Pokud kvůli nim už dopředu trnete hrůzou a počítáte, co všechno se zhorší, zastaví nebo dočista přestane fungovat, nepřehlédněte tento článek. Změna totiž navzdory rozšířeným obavám nemusí nutně znamenat nic špatného – a to ani ve firemním prostředí.
nahledove-obrazky

Jak přesvědčit šéfa, že ve firmě potřebujete docházkový a HR systém

Pořád hlídáte docházku pomocí podpisového archu? Plánujete směny v tabulce v Excelu? Možná by vám ušetřil čas moderní docházkový nebo HR systém. Podívejte se jak, chytré technologie usnadňují život personalistům – a v čem se vyplatí také firmám a šéfům.

Zaujal Vás systém Alveno?

Vyzkoušet Alveno