Ačkoli se řada majitelů firem domnívá, že HR naplno využijí jedině nadnárodní korporáty, opak je pravdou. Z dobře vyřešeného HR těží i malé podniky. Zefektivňuje a zpřehledňuje totiž provoz firmy a zvyšuje spokojenost zaměstnanců. Kolik lidí tedy musí firma mít, aby se jí vyplatil vlastní personalista? Nejsou v malé firmě mzdové náklady na HR jen vyhozené peníze? A v čem majitelům nejvíc ušetří HR a docházkové systémy? Podívejte se tomu všemu na zoubek v našem dnešním článku.
Proč i malé firmy potřebují HR?
V českých podnikatelských kuloárech se už léta traduje, že jsou HR manažeři a HR systémy výsadní záležitostí velkých firem. Vždyť k čemu platit personalistu, když nemáte vyšší desítky nebo stovky zaměstnanců?
Ve skutečnosti je však HR důležité také pro drobné podniky. Právě v malých a středních firmách, které tvoří necelých 99 % ekonomicky aktivních podnikatelských subjektů v Česku, totiž nejčastěji bojují s nedostatkem času a zdrojů na personální záležitosti. Majitelé takových firem, kteří zaměstnávají až 49 lidí, jsou často zvyklí zastat mnoho úkolů sami. Ráno řeší, co a jak v provozovně, odpoledne se vtělí do role účetního… a večer stráví nad pracovními smlouvami. Jenže tím nezřídka škodí vlastnímu byznysu. Riskují totiž, že některé úkoly nevyřeší dostatečně efektivně – nebo jim na ně vůbec nezbude čas.
Specializovaný HR odborník, nebo alespoň HR systém, pomůže zajistit, aby záležitosti spojené se zaměstnanci probíhaly hladce a bez problémů. Ušetří firmě spoustu nadbytečných nákladů a eliminuje zbytečné chyby při náborech, onboardingu, vedení docházky nebo třeba řešení konfliktů. Navíc se HR výrazně podílí na vytváření a posilování firemní identity a kultury, což je klíčové právě pro menší podniky, které potřebují přilákat a udržet ty správné zaměstnance. Výrazně tak usnadňují budování silného firemního brandu (víc o tom, proč si takovou konkurenční výhodu nechcete nechat ujít ani vy, najdete třeba v tomto článku).
Výhody HR pro majitele malých firem
Majitelé malých firem, kteří svěří HR agendu profíkům nebo vsadí na chytré technologie, ze svého rozhodnutí těží hned v několika věcech. Především jde o úsporu času a snížení administrativní zátěže. Pokud máte přehled o všech důležitých informacích ke každému zaměstnanci, jako to umožňuje třeba docházkový a HR systém Alveno, zjednoduší Vám to řadu rutinních procesů, ale také snáz samotným zaměstnancům vyjdete vstříc. Spokojení zaměstnanci pak bývají výkonnější a loajálnější, což se pozitivně odráží na celkové produktivitě firmy.
Další velkou výhodou je, že za Vás personalista ohlídá zákonné povinnosti související s pracovním právem a mzdami. Nehrozí, že zapomenete něco splnit nebo odevzdat. To Vám nejen ulehčí spaní, ale především ochrání vaši firmu před případnými pokutami a tahanicemi s úřady.
ALVENO OKÉNKO: Jak Alveno pomáhá malým firmám
Alveno nabízí komplexní HR a docházkový systém, které jsou speciálně navrženy tak, aby zjednodušily každodenní práci majitelům malých firem. Díky cloudovému úložišti se do systému Alveno dostanete kdykoli a odkudkoli, takže budete mít klíčové informace o zaměstnancích vždycky po ruce. Během pár kliknutí můžete spravovat docházku, hlídat absence a plánovat směny. Ale tím v Alveno nekončíme.
Veškeré informace a dokumenty o zaměstnancích jsou přehledně uspořádány tak, aby manažerům maximálně šetřily čas. Kromě profilu zaměstnance si snadno zobrazíte také všechny důležité smlouvy, které do systému uložíte, od předávacího protokolu po smlouvu o provedení práce. A samozřejmostí jsou i předpřipravené šablony, s nimiž snadno vygenerujete nové dokumenty k podpisu.
Skryté náklady absence HR systému
Malé firmy, které ještě neimplementovaly HR systém, se často musí potýkat s chaotickou, nepřehlednou personální dokumentací. Klíčová zaměstnanecká data u nich skončí rozkouskovaná, poschovávaná v šanonech a excelových tabulkách. Něco se ztratí, něco se zapomene aktualizovat… a ve výsledku pak firma musí řešit problém, který zbytečně prodražuje řízení lidských zdrojů a výrazně snižuje celkovou produktivitu. Nadto manuální papírování zabírá čas, který by se dal využít produktivněji.
Bez automatizace stoupá riziko chyb, a naopak klesá schopnost firmy pružně reagovat na změny legislativy či potřeby zaměstnanců. Už prvotní investice do HR softwaru přitom velkou část problému eliminuje. A k tomu slibuje značné úspory. Kolik přesně by to dělalo ve vaší firmě? To si můžete spočítat třeba pomocí této Alveno kalkulačky.
Speciální funkce Alvena
Moderní HR a docházkový systém Alveno má řadu funkcí, které majitelům malých firem ulehčují život. Jednou z nich je například elektronické podepisování dokumentů.
Všechno to probíhá rychle, online a bezpečně. Stačí nahrát dokument a sdílet ho s vybraným zaměstnancem. Podepsaná smlouva pak zůstane uložená v cloudovém úložišti, aby byla kdykoli k dispozici pro případ kontroly.
Ale ušetřit čas můžete i jinde. Alveno umožňuje třeba také generování smluv s proměnnými z šablon, což znamená, že u nejběžnějších dokumentů nemusíte ručně vypisovat opakující se informace – systém to udělá za Vás. A Vám stačí upravit detaily a můžete text posílat k podpisu.
Od kolika lidí se firmě vyplatí investice do HR?
Jak poznat, že jste jako firma vyrostli natolik, že už je načase investovat do HR? Konečné rozhodnutí je samosebou na Vás. Můžete se však inspirovat těmito tipy:
Vlastního HR specialistu, který na svá bedra vezme péči o zaměstnance, má smysl hledat, máte-li alespoň 10 zaměstnanců. Nejpozději tehdy se totiž nejspíš dostanete do bodu, kdy personální administrativu a další agendu už nikdo nezvládne nad rámec standardních pracovních povinností.
Pokud zvažujete, jestli nenajmout personalistu navíc, můžete si pomoct rovnicí ideální míry zaměstnanců. U středně velkých firem (do 100 lidí) by měla vypadat zhruba takto:
počet HR/počet zaměstnanců ➡️ 1,7-2,6/100
Trochu jinak je tomu s HR softwarem. Automatizací HR procesů dokáží ušetřit desítky tisíc už ty nejmenší podniky, které ještě samostatného personalistu nepotřebují. Chytrý HR systém pro Vás totiž už za nízký poplatek zpřehlední a výrazně zefektivní klíčové úkony, jako je tracking docházky, a zbaví Vás stresu s plněním legislativních požadavků. Pokud se chcete soustředit na rozvoj podnikání, stojí za zvážení sáhnout po moderním řešení prakticky při jakémkoli počtu zaměstnanců.
Čas je to nejcennější, co máte. Investujte ho tam, kde se vám to vyplatí. Zbytek za Vás obstará Alveno.
Nejčastější dotazy
Proč by malé firmy měly investovat do HR?
HR pomáhá malým firmám efektivněji řídit personální agendu. Pomůže vám systematizovat klíčové procesy a ušetří stres z kontroly od finančních a jiných úřadů. Ve výsledku tak ušetří majitelům firem nezanedbatelné množství času i finančních prostředků.
Jaké jsou hlavní výhody HR systému pro malé firmy?
HR systém šetří čas automatizací procesů a omezením papírování. Také za vás často vyřeší řadu zákonných povinností.
Jak může Alveno pomoct malým firmám?
Alveno nabízí cloudové HR a docházkové řešení, které vám usnadní péči o zaměstnance, plánování směn a dodržování legislativy. Obsahuje také funkce jako elektronický podpis a šablony pro dokumenty.
V čem tratí malé firmy, co neinvestují do HR?
Především v konkurenceschopnosti. Nějakou formu automatizace v oblasti HR využívá nadpoloviční většina podniků. Řešení důležité agendy přes sešity a excelové tabulky zvyšuje riziko chyb, ztráty důležitých dokumentů… a v konečném důsledku také pokut.
Autor
Tomáš Foltas
Marketingový specialista
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
