Restrukturalizujete oddělení? Odchází vám manažer? Nebo zavádíte nové technologie? Změny dříve či později v nějaké podobě potkají každou firmu. Pokud kvůli nim už dopředu trnete hrůzou a počítáte, co všechno se zhorší, zastaví nebo dočista přestane fungovat, nepřehlédněte tento článek. Změna totiž navzdory rozšířeným obavám nemusí nutně znamenat nic špatného – a to ani ve firemním prostředí.
Na druhou stranu nezbývá ani moc prostoru na usínání na vavřínech. Podle studie renomované americké konzultační firmy McKinsey se až 70 % podniků jejich transformace nepodaří. Proto jsme pro vás připravili 9 tipů, jak se změnou efektivně pracovat. Dozvíte se, jak účinně sebe, firmu, ale především také zaměstnance připravit na změny, jak všechny bezpečně provést jejich implementací a jak celý proces zdárně dotáhnout do konce. Ideálně tak, aby ho nebylo potřeba brzy předělávat.
3 věci, které se vyplatí mít vyřešené, než do změn naplno šlápnete
Ne nadarmo se říká dvakrát měř, jednou řež. Obzvlášť u celofiremních změn na vás spousta klíčových úkolů čeká v době, kdy celý proces ještě pořádně ani nezačal. Přestože tyto činnosti nejdou vidět a na řadu z nich vás nikdo ani neupozorní, mají velký podíl na celkovém úspěchu. Na co tedy pamatovat především?
- Ujasněte si role. Ještě než pošlete první e-mail o změnách ven, potřebujete se na ně připravit interně. Kdo bude v týmu, který bude na zavádění změn dohlížet? Kdo bude mít na starosti jejich komunikaci zaměstnancům?
- Rozpočítejte si časové náklady. Kolik času samotná implementace změn zabere? Na kolik dní plně vytíží členy realizačního týmu? Jak dlouho potrvá, než bude docela hotovo? nezapomeňte zaměstnancům také sdělit s dostatečným předstihem, pokud tušíte, že od nich budete potřebovat součinnost a spolupráci potřebujete součinnost na dlouhá, několikaměsíční období.
- Připravte seznam známých veličin. Samosebou, že nemůžete předvídat všechno. Přesto však hned ze začátku můžete – a měli byste – provést inventuru toho, co předvídat lze. Které procesy změna zasáhne nejvíce? Co se nejspíš změní k lepšímu? A kde naopak nejvíce hrozí průšvih? Podle toho pak přesněji nachystáte základní obrysy plánu, jak celý proces co nejlépe uchopit.
Přemýšlíte, jak by to vypadalo, kdyby vaše firma změnila třeba docházkový systém? Praktické rady, jak celý proces správně uchopit, najdete třeba v tomto online webináři s Vlaďkou Rolánovou, expertkou na změny a transformace v podnicích, kterým jsme se inspirovali i v tomto článku.
3 věci, na něž byste měli pamatovat v průběhu implementace změn
Věci se daly do pohybu a vy najednou nevíte, kam dřív skočit? Nejste v tom sami. Změny často celou firmu enormně zatíží i na několik měsíců v kuse. Všechno se děje najednou, neustále vyplouvají na povrch nové problémy i neznámé… A HR se na ukočírování vzniklého chaosu podílí nejvyšší měrou. Není tedy divu, pokud ledacos nestihnete nebo zapomenete. Hlavně, když si udržíte v paměti tyto tipy:
- Buďte maximálně konkrétní. Konkrétní, transparentní vyjadřování patří mezi hlavní zásady asertivní komunikace, kromě toho se však propisuje také do úspěchů při implementaci změn. Lidé totiž spíš podpoří něco, co si umí představit. A k tomu jim nejlépe pomůže, když jim přesně popíšete, co to pro ně osobně znamená v praxi.
- Testujte, testujte. A pak pro jistotu ještě jednou testujte. Než nový proces nebo krok odklepnete a vrhnete se na další, nezapomeňte si vyčlenit dostatek času a prostoru na to, abyste důkladně odzkoušeli, jak funguje. Případné nedostatky a stížnosti snáze mnohem vyřešíte, když se novinky teprve zavádějí, než až už je všichni budou mít zažité.
- Naučte se pracovat s nejistotou a s riziky. Každé rozhodnutí o velké změně staví na nepřesných a neaktuálních informacích. Navzdory sebedůkladnějším přípravám totiž nakonec většinou dojdete do bodu, kdy se původní plány budou muset přizpůsobit aktuální situaci. Mnoho z předpokladů se nesplní, věci, na které nejsme připraveni, se stanou. Proto je potřeba vědomě pracovat se řízením rizik a průběžně plány změn vyhodnocovat a upravovat.
Někdy i malé změny přináší velké posuny k lepšímu. Příkladem může být třeba implementace docházkového a HR systému Alveno. Zabere jenom pár hodin, zajistí však až 50% úsporu časových nákladů. Podívejte, jakými chytrými funkcemi Alveno personalistům usnadňuje život.
3 věci, které vám pomohou angažovat zaměstnance a dovést změny až do konce
- Investujte do podpory zaměstnanců a kvalitních školení. Zaměstnanci se změn často obávají, protože narušují jejich zaběhlé rutiny. Jak budou nové věci fungovat? Nepřibude jim oproti dřívějšku práce? Proto je důležité v závěru celého procesu věnovat dostatek času jejich proškolení a informování. Vědí zaměstnanci, jak procesy probíhají a co přesně se po nich chce? Je jim skutečně bezpečně známo, koho se zeptat, pokud jim něco z nového systému nebude jasné?
- Chraňte zaměstnance před nadměrným zmatkem. Určitý chaos k procesu změny neodmyslitelně patří. To však neznamená, že je zaměstnancům příjemný. Omezte ho na minimum tím, že jim vždy vyjasníte všechno, co lze. Rozdělte velké změny na sérii menších úkolů a úseků. A stanovte jasná očekávání a cíle pro dlouhodobý horizont i nejbližší dny a hodiny.
- Pamatujte na své hlavní priority. Ukočírovat celou transformaci znamená naplnit smysl změny v plánovaném čase, aniž by se překročil rozpočet a aniž by se kvůli tomu rozpadl tým. To jsou vaše tři hlavní priority. Nepřibírejte si k nim další, ani na žádnou z nich nezapomínejte.
FAQs: Jak úspěšně zvládnout firemní změny
Co je potřeba vyřešit před zahájením firemních změn?
Ještě, než začnete si ujasněte role – kdo povede implementaci a kdo ji bude komunikovat zaměstnancům. Zamyslete se také nad tím, kolik času a práce změny budou vyžadovat, co všechno se při nich může pokazit a které procesy nejvíce ovlivní.
Jak se vyhnout problémům během implementace změn?
Komunikujte konkrétně a transparentně, aby zaměstnanci přesně věděli, co se od nich očekává. Důkladně testujte všechny nové procesy, abyste minimalizovali chyby a problémy v budoucnu. A nezapomeňte průběžně hodnotit, co funguje a co ne, přizpůsobovat aktuální situaci celkové plány.
Jak zmírnit odpor zaměstnanců vůči změnám?
Zaměřte se na školení a podporu, aby zaměstnanci pochopili nové procesy a cíle změn. Zkroťte chaos tím, že rozdělíte velké změny na menší kroky a zajistíte jasné informace o krátkodobých i dlouhodobých očekáváních.
Jak zvýšit šance na úspěch změny ve firmě?
Stanovte jasné priority – soustřeďte se na dosažení smyslu změny v plánovaném čase, bez překročení rozpočtu a bez zbytečného zatížení týmu.
Jaké nástroje mohou pomoci při firemních změnách?
Pomoct mohou například nástroje, jako je docházkový a HR systém Alveno. Implementace zabere jen několik hodin, ale výrazně šetří čas a usnadňuje personalistům práci. Tyto technologie často zjednodušují přechod na nové procesy.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
