Jak přesvědčit šéfa, že ve firmě potřebujete docházkový a HR systém

nahledove-obrazky

Pořád hlídáte docházku pomocí podpisového archu? Plánujete směny v tabulce v Excelu? Možná by vám ušetřil čas moderní docházkový nebo HR systém. Podívejte se jak, chytré technologie usnadňují život personalistům – a v čem se vyplatí také firmám a šéfům.

Jde to i rychleji, jednodušeji… a bez chyb

Alespoň jedna informace ze sta. To je průměrná chybovost ručně zadávaných údajů. V rukou méně pečlivých pracovníků stoupá toto číslo až na čtyři ze sta. Do administrativy a důležitých personálních dokumentů každé firmy tak během jediného roku mohou přibýt desítky obsahových a formálních nedostatků, které podnik vystavují riziku pokuty a dalších postihů ze strany inspektorátu práce i dalších úřadů. Tedy alespoň dokud neimplementujete docházkový a HR systém, který podobné lidské chyby eliminuje.

Změna firmám nemusí zabrat desítky hodin ani připravit IT technika o zbytek vlasů. Implementace docházkového a HR systému Alveno je třeba otázka jednoho až dvou pracovních dní. Přitom zajišťuje významnou úsporu času i prostředků, a to i malým a středním podnikům. Kolik přesně vaše firma se systémem Alveno ušetří? To můžete šéfovi předvést v této kalkulačce.

Chytrý systém šetří personalistům čas

Na práci s papírovými dokumenty a Excelem sice na první pohled není nic složitého, jenže i zdánlivě jednoduché úkony jako kontroly přesčasů a dovolených, evidence docházky nebo zpracovávání docházkových listů HR specialistu v součtu nakonec pořádně vytíží. Chytrý HR systém dnes řadu těchto rutinních činností provádí zcela automaticky. Měsíčně tak personalistům ušetří hodiny práce. A ti se ve zbylém čase mohou věnovat strategicky významnějším aktivitám –  třeba péči o zaměstnance nebo o firemní kulturu.

Navíc u moderních docházkových a HR systémů – minimálně těch kvalitních – nebývá potřeba ani žádné dlouhé zaškolování. Díky intuitivnímu ovládání si je personalisté a manažeři osvojí už po krátké instruktáži, takže jim zbude víc prostoru na jiné priority.

Prvotní investice do sytému se firmě rychle vrátí v úsporách

Co když má firma napjatý rozpočet? Nevadí. Pořizovací ceny se v tomto případě bát nemusíte. Řada dnešních HR systémů nabízí také možnost měsíčního předplatného, které tak částku rozloží do menších, pro účetnictví stravitelnějších dílků. Za tuto pravidelnou platbu pak získáváte pravidelné aktualizace systému a jeho kontinuální vývoj na základě zpětné vazby většiny uživatelů, ale také perfektní zákaznický servis.

Jak však nákup obhájit před šéfem? Stačí propočítat, kolik času a peněz firma ušetří na administrativě a zbytečných nákladech navíc. Například chyby v ručním zpracování docházky mohou vést k nesprávnému výpočtu mzdy, kterým nejen popudíte zaměstnance, ale také budete muset vyplácet náklady spojené s opravami chyb. Moderní HR nebo docházkový systém se o správnost veškerých dat postará automaticky. A další úspory na firmu čekají třeba díky efektivnějšímu plánování a pokrývání směn. Díky většímu přehledu o dostupnosti zaměstnanců a jejich směnách mnohem snáz optimalizuje zdroje a pošle lidi tam, kde jsou skutečně potřeba.

Docházkový a HR systém ohlídá legislativu a pomůže firmě dostát zákonným požadavkům

Nestíhá vedení každoročně obíhat semináře, kde vysvětlují nejnovější změny v pracovním a daňovém právu? Nebaví vás donekonečna upravovat dokumenty i procesy tak, aby odpovídaly posledním legislativním novinkám? Také tady může firmě vytrhnout trn z paty kvalitní docházkový a HR systém. Ty nejlepší věnují souladu s platnou legislativou nemalé zdroje, často ve spolupráci s vlastním právníkem nebo daňovým odborníkem. Šéfovi pak stačí jen zaplatit „předplatné“ – a o zbytek se postará třeba takové Alveno.

Podrobné informace dodají šéfovi přehled i klid na duši

Jedním z největších přínosů moderních systémů, zejména těch s cloudovým úložištěm, je že zpřístupňují důležité informace na pár kliknutí. Zároveň se dají otevřít kdykoli a odkudkoli. Šéfové i personalisté tak získají dokonalý přehled o docházce, pracovních smlouvách, ale třeba také povinné dokumentaci.

Všechno je to v moderním docházkovém a HR systému přehledně uspořádáno – a všechno se dá snadno dohledat. Systém umožňuje rychlou kontrolu a generování reportů, což vedení jistě ocení zejména při inspekcích a interních auditech. A zaměstnanci zase uvítají, že mohou směny, nemocenské nebo žádosti o dovolenou jednoduše sledovat a spravovat přes online portál nebo mobilní aplikaci.

Přesvědčujete šéfa o přínosech HR nebo docházkového systému? Nechte mluvit čísla a výsledky.

💰 Úspora času i peněz: Rozpočítejte dopady na firemní rozpočet. Kolik hodin měsíčně ušetří tým díky automatizaci? A kolik peněz tím firma získá? Díky tomu všemu pak snadno vypočítáte návratnost investice do takového systému (tzv. ROI)

👍 Klid a přehled: Vysvětlete šéfovi, jak systém eliminuje chaos – včetně toho legislativního – a posiluje kontrolu nad důležitými procesy.

🏆 Úspěchy ostatních: Pomozte si příkladem. Kvalitní HR systémy se často mohou pochlubit referencemi. Alveno například otevřeně zveřejňuje i případové studie, které najdete zde na našem webu.

Tomáš Foltas Head of Marketing Alveno

Přesvědčit šéfa nemusí být složité. Začněte tím, že mu ukážete, jak snadné a výhodné to může být. A pak? Pak už stačí jen pár kliknutí – a moderní docházkový a HR systém může být realitou i ve vaší firmě.

FAQs: Jak přesvědčit šéfa, že vaše firma potřebuje docházkový a HR systém

Proč by firma měla investovat do HR systému?

HR systém eliminuje chyby v ruční evidenci, automatizuje rutinní úkoly a zvyšuje přesnost dat. Navíc dává firmám lepší přehled o zaměstnancích a usnadňuje plánování směn.

V čem HR systémy šetří čas personalistům?

Moderní HR systém zvládne sám obstarat rutinní úkony, jako je kontrola přesčasů, evidence docházky či zpracování výkazů. Personalisté pak mají více času na strategické aktivity, například péči o zaměstnance nebo firemní kulturu.

Jak obhájit investici do HR systému před šéfem?

Vyzdvihněte úsporu času i financí. Ukažte, jak systém předchází chybám v administrativě, snižuje riziko pokut a zpřesňuje dokumentaci. A na závěr zdůrazněte možnost měsíčního předplatného, které rozkládá náklady.

Autor

Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno

Tomáš pracuje v Alvenu, který vyvíjí docházkový a HR systém. Alveno je součástí rodiny IRESOFT a ten je známý budováním pozitivního employer branding a s ním spojenou firemní kulturou. V práci trávíme #2000hodin ročně, což je více, než kolik času věnujeme našim koníčkům a volnému času. A my věříme, že tento #čas můžeme trávit smysluplně, udržitelně a s radostí.

Spolupracovník

Dominika Miarková
SEO & Content specialistka

Zaujal Vás systém Alveno?