9 tipů, jak zvládnout onboarding na jedničku

Nachystali jste skvělý pohovor, vybrali toho nejlepšího uchazeče, podpořili dobré jméno firmy při jednání s ostatními kandidáty a teď už zbývá jen podepsat smlouvu… a hurá na zaslouženou dovolenou? V moderní firmě rozhodně ne. Trendem dnešní doby je kvalitní onboarding, za nímž se skrývá spousta práce a promyšlených kroků ve správnou chvíli. Podívejte se, jak zaměstnance bezpečně provést celým nováčkovským obdobím, aby překonali zmatek i ostych, a dobře se zařadili do kolektivu.

Nemáte čas přečíst si celý článek? Nebo si jej prostě jen chcete pustit pasivně do ucha? Není problém, článek nám namluvila Lucka, jen ji odpusťte intonaci, je ze světa jedniček a nul (AI).

Pre-onboarding

Základem úspěchu je hladce zvládnutý pre-onboarding. Co tato fáze náborového procesu obnáší?

Že se smlouva podepisuje ideálně před nástupem do práce, nejpozději v den nástupu samotný, to už jistě dávno víte a hlídáte. Ještě před prvním dnem v práci však můžete také podpořit nové zaměstnance, aby si začali budovat vztah k firmě – a ke svému budoucímu týmu.

Už vás nebaví hledat zaměstnance po kancelářích s papíry v ruce? S podepisováním smluv vám pomůže také chytrý HR systém Alveno. Díky integrované funkci elektronických podpisů zajistí, že zaměstnanci včas podepíší důležité pracovněprávní dokumenty klidně i na pracovní cestě nebo z domova.

Pre-onboarding může vyšperkovat:

Častý kontakt: nebojte se budoucímu zaměstnanci jednou za týden až dva ozvat a připomenout. Zejména, pokud víte, že mezi koncem výběrového řízení a dnem nástupu do práce uplyne ještě nějaká ta chvilka. Delší odmlka z Vaší strany nechává vzniknout pochybám, jestli Vaše nabídka pořád platí. Také dává prostor konkurenci, která vám hvězdného zaměstnance může na poslední chvíli vyfouknout pod nosem.
Teambuilding: je v zájmu firmy, aby se noví zaměstnanci co nejdříve začlenili do kolektivu. První kroky můžete udělat ještě dříve, než oficiálně nastoupí. Pokud firma v daném období pořádá teambuilding, pozvěte je! S trochou štěstí navážou kontakty, které jim v prvních dnech pomohou zaplout do nového prostředí jako ryba do vody.

V prvních týdnech a měsících:

Pro mnoho českých firem jsou přijatí zaměstnanci v plnohodnotně „nováčkovském“ režimu prvního čtvrt roku od nástupu do zaměstnání. Mnohdy mají na tři měsíce nastaveno zkušební období. Firma si v této fázi oťukává je, oni poznávají firmu. Zároveň vzniká riziko, že v důsledku třeba i drobnosti na hodinu odejdou, ačkoli by o ně ze strany firmy byl zájem. Omezit úprk slibných nováčků může propracovaný onboarding, kde největšími úskalími nové zaměstnance i jejich týmy citlivě provede HR.

Omezit úprk slibných nováčků může propracovaný onboarding, kde největšími úskalími nové zaměstnance i jejich týmy citlivě provede HR.

Pomáhá například:

Promyšlený dárek: první den toho nováček stejně moc neudělá. Může si z něj ovšem odnést skvělé pocity a nadšení z nové firmy. Co takhle nachystat na novém pracovním místě hodnotný dárek? Pokud má oddělení dostatečné prostředky, můžete investovat třeba do značkového batohu.
Kvalitní metodika: i ten nejostřílenější zaměstnanec po nástupu na nové pracoviště trochu ztrácí jistotu v kramflecích. Jasný plán kroků a důležitých milníků, které ho v následujících týdnech a měsících čekají, mu pomůže se zorientovat. Dejte mu je k dispozici a ukažte, kde ho hledat.
Detailní podklady přijdou vhod také HR manažerům. V ponáborovém shonu je toho hodně co pamatovat, ale nemusíte při tom spoléhat jen na vlastní hlavu a tužku s papírem. Svěřte nejdůležitější úkoly chytrým technologiím.
Mentor a parťák: jistě znáte systém mentoringu. Nový zaměstnanec dostane přiděleného seniorního kolegu, který ho zasvětí do systému práce a pracovního rytmu ve firmě. Podpoří nováčka, když je nejistý. Případně poradí s technickými otázkami, což eliminuje zbytečné chyby. Využíváte však také moderní buddy systém? Díky němu nováčci získají parťáka, tzv. buddyho, který jim pomůže s integrací do týmu. Vezme je na oběd nebo představí i kolegům, co sedí na opačné straně kanceláře. Zajistí, že se ani introvertnější osobnosti nebudou cítit osaměle, a že je ostatní přijmou do kolektivu.
Dobře nabriefovaný šéf: nově nabraní lidé nesmí mít pocit, že jsou na všechno sami. Proto je vhodné s nimi být v pravidelném kontaktu a komunikovat o tom, jak si vedou. Tady je kromě HR vždy žádoucí zapojit také přímého nadřízeného. Někteří manažeři se těší, že jejich zapojení do náborového procesu končí schválením vybraného uchazeče. Šikovný personalista může takového manažera motivovat a povzbudit v další péči o nováčka.

Do konce prvního roku:

Poznávání firemních procesů zabere čas. Ve velkých firmách trvá novým tvářím až rok, než se plně sžijí s novým prostředím. Na konci prvního roku zároveň často přicházívá první nabídka smlouvy na dobu neurčitou. I tato fáze ještě platí za onboarding. Co si při ní pohlídat:

Hodnocení výkonu: ať už smlouvu po prvním roce plánujete prodloužit, nebo ne, hodnocení výkonu je takové zaměstnancovo vysvědčení. U příležitosti prvního roku se zkrátka hodí ho udělit. Kromě rezerv a silných stránek při něm můžete probrat také další kariérní rozvoj.
1 on 1: pokud setkání 1 on 1 s personalistou nebo manažerem zavádíte hned na začátku onboardingu, nemusíte po prvním čtvrtletí pokračovat ve stejné intenzitě. Jednou za dva, tři měsíce by však dále probíhat mělo. Rozhodně si na něj udělejte čas koncem zaměstnancova prvního roku ve firmě. Dá vám příležitost řešit témata jako motivace nebo třeba culture fit, k nimž se hůře dostává při hodnocení výkonu.

Autor

Lucie Přibylová
HR specialista

Lucka po dobu své více než 10 leté praxe v personalistice zakotvila v IT společnosti IRESOFT, kde má na starosti dennodenní personální agendu. Společně s týmem personalistů se stará nejen o nábor nových uchazečů, ale také o to, aby ti stávající zaměstnanci byli maximálně spokojeni a budovali pozitivní zkušenost s IRESOFTem jako zaměstnavatelem. Tím všichni v týmu rozvíjí firemní kulturu a dlouhodobě budují employer branding.

Spolupracovník

Tomáš Foltas
Marketingový specialista

Nejčastější otázky k onboardingu

Co je to onboarding?

Onboarding je proces, kdy se nový zaměstnanec začleňuje do kolektivu a osvojuje si novou práci.

Jak dlouho trvá onboarding?

Někdo vnímá onboarding jako ukončený po pár týdnech, kdy se zaměstnanec pustí do samostatné práce. Ve velkých firmách však může trvat klidně i celý rok, než zaměstnanci docela opustí nováčkovský režim.

Jaká by měla být role HR při onboardingu?

Personalista při onboardingu hraje roli průvodce. Pomáhá nasměrovat nového zaměstnance, ale také jeho mentory, kolegy z týmu a manažera.

S čím při onboardingu typicky potřebuje nový zaměstnanec nejvíc pomoct?

I ti nejostřílenější uchazeči trochu ztratí jistotu v kramflecích, když nastoupí do nového prostředí. Potřebují vědět, kam se obracet s problémy a s otázkami.

S čím při onboardingu typicky potřebují pomoct šéfové a tým?

Šéfové a kolegové si zpočátku nemusí být jisti svou rolí v onboardingovém procesu. Potřebují podpořit v tom, aby se zapojovali, případně navést k vhodným aktivitám.

Související články

Jak řešit HR krize? Pravidla asertivní komunikace pro personalisty

Víte, jak při komunikaci působíte na druhé? Zvládáte konflikty levou zadní? Umíte zaměstnancům bez potíží předat i nepříjemné novinky? Pokud ano, nejspíš už máte v malíku asertivní komunikaci. A jestli ne? Tak mrkněte na tenhle článek. Dozvíte se v něm třeba, co dělat a čemu se rozhodně vyhnout, chcete-li tento nejefektivnější komunikační styl naplno využívat. A dojde i na tipy, jak s pomocí asertivní komunikace ladně vybruslit ze zapeklitých HR situací.

Krize duševního zdraví: 5 tipů, jak HR pomáhá zaměstnancům s psychickým trápením

Je to neradostný údaj: jen za rok 2021 připadlo na každých 100 zaměstnanců 265 dní neschopenky. Konkrétně neschopenky z důvodu psychických potíží. K takovému závěru alespoň došla tato studie od našich německých sousedů, která se tématice psychického zdraví a jeho projevů na pracovišti věnovala. Tři ze čtyř zaměstnanců v téže studii se výzkumníkům také svěřili, že by od zaměstnavatele uvítali větší podporu.

Boj proti burnoutu: 5 efektivních cest, jak podpořit zaměstnance

Jen v Belgii prý kvůli němu ročně vybere zdravotní dovolenou přes 125 000 zaměstnanců. Co je to? Syndrom vyhoření, neboli burnout. Seznamte se. Tento syndrom, charakterizovaný dlouhodobým emocionálním, fyzickým a mentálním vyčerpáním plíživě připravuje zaměstnance o radost ze života a firmy o produktivitu. A nevyhýbá se ani českým firmám.

Zaujal Vás systém Alveno?

Vyzkoušet Alveno