Největší cenový srovnávač v Evropě si stále zachovává ducha startupu. I přes uvolněnou pracovní atmosféru a přátelské prostředí ale musí, stejně jako jiné firmy, plnit zákonnou povinnost a evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Pro evidenci docházky již delší dobu používají systém Alveno.
Proč se před časem rozhodli dodavatele docházkového systému změnit? Jaké měli na nový systém požadavky? A proč se rozhodli pro Alveno? Odpovědi na tyto i další otázky prozradila Romana Blažková, Senior HR Specialista v Heureka Group a.s.
Výchozí situace a důvody pro změnu
Dříve jsme využívali systém od externího dodavatele s instalací a tím největším problémem byly technické záležitosti. Systém byl složitý, pomalý, zobrazení hodně špatné, a to především u „Macařů“, které ve firmě máme. Pro novou evidenci docházky jsme se proto museli rozhodnout především na základě určitých technických parametrů a správnému zobrazení.
Zároveň bylo velmi složité věci do docházky doplňovat zpětně a oprava byla zbytečně složitá. Den po dni, případně hodinu po hodině jsme opravovali ručně.
Hledání řešení
Při hledání nového systému jsem očekávala jednoduchost, přehlednost, rychlost a uživatelskou přívětivost.
Informace a kontakty na docházkové firmy jsem hledala na internetu. Ve výběru hrálo důležitou roli také to, jak vypadaly jejich webovky.
Během půl roku jsme se vážně potkali se šesti firmami. Všechny byly samozřejmě lepší a modernější než systém, který jsme měli, ale vždy nám něco vadilo. Chtěli jsme řešení, které bude pro zadávání ze strany zaměstnanců jednoduché a pro adminy/šéfy, kteří docházku budou schvalovat, přehledné a na „jeden klik“.
Na první kola výběrového řízení se mnou byli vždy dva kluci z IT a v posledním kole se přidala i šéfka, která má na starosti HR, PR, IT a provoz, a zároveň je členem vedení a výběr finálně odsouhlasila. Před konečným rozhodnutím jsme docházku pustili i do firmy ostatním zaměstnancům, aby vyzkoušeli a otestovali, jak se jim s docházkou pracuje.
Jedním z důvodů, proč jsme nakonec vybrali Alveno, byli jejich zástupci a bezproblémová a rychlá komunikace. Oceňovala jsem ochotu a snahu nám ve všech požadavcích vyjít vstříc.
Kritéria pro výběr
Systém samozřejmě musel splňovat normu podle zákoníku práce. Tedy, aby uměl evidovat vše, co potřebuji dostat do mezd, tedy jakékoli přerušení práce, … lékař, neschopenka, OČR, pohřeb, svatba a další akce, dovolenou, služebky, atd. Bylo důležité, aby systém umožňoval tyto věci do docházky zadat a aby měl nějaký můstek nebo export umožňující tato data jednoduše zadat do mzdového systému.
Klíčová pro nás byla uživatelská přívětivost, vzhled a samozřejmě fungování na všech operačních systémech. Nezáleželo nám na tom, jestli budeme systém kupovat nebo poběží na cloudu. Jedním z požadavků byl i ten, aby zaměstnanci měli možnost přistupovat do systému a docházku si upravovat vzdáleně.
Alveno uspokojilo naše požadavky na první dobrou. Výhodou bylo, že jsme mohli systém otestovat v užší skupince vývojářů, a mohli jsme vychytat případné chyby.
Speciální požadavky
Měli jsme i nějaké speciální požadavky, které se týkaly např: žádostí o dovolenou přes Slack. Slack je u nás totiž hlavním nástrojem pro komunikaci. Běžně teď přes Slack žádáme o homeoffice a dovolenou. Obě akce vyžadují schválení nadřízeného a poté se schválení propisuje do Google kalendáře a zároveň docházky.
Překážky při rozhodování
Největší obavy jsme měli ze zabezpečení díky cloudovému řešení. Nakonec jsme ale vše zvážili a s jinými překážkami jsme se při rozhodování nesetkali. I cena se nám zdála, vzhledem k nadstandardním službám a jednání, adekvátní.
Implementace systému
Samotná implementace trvala krátce i proto, že jsem měla systém odzkoušený na demo verzi. Systém je navíc skutečně velmi intuitivní. Udělala jsem krátké školení pro zaměstnance a zvládli jsme to bez problémů. Plné zavedení trvalo zhruba měsíc, když nepočítám další čas na doladění našich speciálních požadavků, viz propojení se Slackem.
Praktické používání systému
Používáním systému plníme zákonnou povinnost, což je evidence docházky. Tu evidujeme v systému především přes část Můj výkaz, takže nepoužíváme softwarovou čtečku. Docházku si značíme na počítači nebo v mobilu, u nás je to čistě individuální záležitost.
Služební cesty musí korespondovat s cestovními příkazy, propustky s návštěvou lékaře, atd.
V měsíčním exportu je také například uveden počet stravenek ke každému zaměstnanci.
Reakce zaměstnanců
Naši zaměstnanci nemají s docházkou žádné problémy a nově příchozí zaměstnance v systému individuálně školíme. Často se u nováčků setkávám s tím, že oceňují, že tato docházka je jednoduchá a intuitivní v porovnání s tou, co měli u předchozího zaměstnavatele.
Přínosy
Kdybych měla zmínit přínosy Alvena, řekla bych rozhodně úspora času. Práce v systému je daleko rychlejší. Další výhodou jsou exporty, které lze generovat – je jich velké množství a export je rychlý.
Výhody samozřejmě cítí i sami zaměstnanci, docházku si sami mohou zadat kdykoli a odkudkoli. Spousta našich týmů využívá také možnost propsání dovolených a home office přímo do kalendáře.
Co dál?
Protože máme s Alvenem dobrou zkušenost, chystáme se v nejbližší době začít používat i přístupovou čtečku pro vstup do našich prostor.
Doporučení
Myslím si, že Alveno je vhodným řešením nejen pro firmy jako jsme my. Díky ochotě a pružnosti Alvena doporučuji firmám systém vyzkoušet.
Za rok a půl, co systém používáme, do toho neskutečně šlápli. Připadá mi, že když jsme je oslovili, byli hodně na začátku. Měli jsme spoustu podnětů, které je nenapadly, ale zapracovali je na základě našich připomínek. A měla bych určitě ještě celou řadu dalších nápadů, aby to bylo přehlednější a uživatelsky přívětivější pro HR a pro mzdovky. Ale pořád v rámci těch všech docházkových systémů, se kterými jsem se setkala i v dřívější práci, je to super.
