Ačkoli bývají občas zaměňovány, evidence docházky a evidence pracovní doby jsou dva různé pojmy, z nichž pro zaměstnavatele vyplývají odlišné povinnosti. Víte, jak je od sebe poznat a na co si v souvislosti s oběma evidencemi dát pozor?
Podívejte se, jaké jsou mezi evidencí docházky a pracovní doby hlavní rozdíly, kterou evidenci spíš využijete u soudu, a jak by správně měly vypadat.
Co je to evidence docházky? Co je to evidence pracovní doby?
Evidence docházky není v zákoně přesně definována. V praxi se však tímto pojmem zpravidla označují informace o době, kdy zaměstnanec pobýval na pracovišti (zejména čase příchodu a odchodu, dovolených a vynucených přestávkách v práci). Zaměstnavatel si ji může vést, pokud se k tomu sám rozhodne. Bývá to zejména v jeho zájmu a pro jeho interní využití. Sloužívá například jako jeden z podkladů právě k evidenci pracovní doby.
Evidence pracovní nebo odpracované doby mapuje dobu, kterou zaměstnanec reálně odpracoval. Na rozdíl od evidence docházky je právním pojmem, který upravuje č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „Zákoník práce“). Jde o klíčový dokument, který slouží jako hlavní podklad pro výpočet mzdy. Z evidence pracovní doby se vychází také při pracovněprávních soudních sporech. Evidenci pracovní doby zaměstnavatel musí mít ke každému zaměstnanci.
Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance
Zaměstnavatel je povinen vést a archivovat evidenci pracovní doby, jinak se vystavuje hrozbě pokuty od inspektorátu práce podle zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce. Platí to pro všechny zaměstnance, včetně „dohodářů“. Řádné plnění této povinnosti podléhá častým kontrolám. Kromě toho je zaměstnavatel také povinen evidenci pracovní doby na požádání poskytnout zaměstnanci k nahlédnutí, případně mu z ní vyhotovit výpis.
Od zaměstnance se na druhé straně očekává, že bude zaměstnavateli při vedení této evidence poskytovat plnou součinnost a postupovat v souladu s jeho pokyny. Naopak není jeho povinností evidenci pracovní doby vést namísto zaměstnavatele.
Evidenci docházky zaměstnavatel vést může, ale nemusí. Údaje, které si do ní poznamená mu však mohou pomoct s plněním dalších povinností. Třeba povinnosti doložit, že poskytl zaměstnancům přestávky a dovolené.
Ačkoli se někdy inspektoři při kontrole ptají po evidenci docházky, ze zákona plyne zaměstnavateli pouze povinnost předložit jim evidenci pracovní doby. Protože mívají tyto dokumenty odlišný obsah a podobu, můžete si spontánním předložením evidence docházky zbytečně uškodit.
Náležitosti evidence docházky a evidence pracovní doby
Evidence docházky nemá pevně stanovenou podobu ani obsah. Zaměstnavatel si ji může vytvořit, jakkoli uzná za vhodné. Často ji suplují automatizované nástroje, jako jsou elektronické přístupové systémy nebo biometrické čtečky. Příchod a odchod zaměstnance se pak zaznamenává třeba při přiložení přístupové karty.
Řada moderních HR systémů už umí evidenci docházky i evidenci pracovní doby vést a ohlídat za vás. Třeba chytrý docházkový a HR systém Alveno lze propojit také s přístupovým systémem, ze kterého automaticky importuje informace o příchodech a odchodech zaměstnanců. Na konci měsíce pak podklady z evidence dovede rovnou poslat kompatibilnímu mzdovému systému.
Také evidence pracovní doby může mít různé podoby. V pořádku je tištěný, ale i elektronický dokument. Hlavní je, aby byla evidence pravdivá, přehledná a prokazatelná. Nepotřebujete tedy nutně podpis zaměstnance, kvůli zákonnému kritériu prokazatelnosti ovšem zaměstnavatel musí zajistit nějakou formu kontroly evidovaných dat. Tou může být například ona čtečka karet nebo biometrických údajů ve vstupu do budovy.
Uvádí se vždy čas začátku a čas konce evidované skutečnosti.
Pokud se rozhodnete kvůli prokazatelnosti dat v evidenci pracovní doby využít kontrolu pomocí biometrických údajů, pamatujte, že tyto údaje podléhají zvláštní ochraně. Proto je potřeba od zaměstnance zajistit souhlas s používáním osobních údajů podle § 9 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
Archivace a další nakládání s evidencí docházky a pracovní doby
Zaměstnavatel by měl evidenci pracovní doby archivovat. Je zároveň i v jeho vlastním zájmu, protože v případě pracovněprávních sporů ponese plnou tíhu důkazního břemene. Neboli bude zcela na něm, aby dodal informace z evidence a něčím je doložil.
Evidenci docházky zaměstnavatel archivovat nemusí. Její alespoň částečné uchovávání je však i v tomto případě v jeho zájmu, například pro případ zpětného dokazování poskytnutých dovolených.
Údaje z evidence docházky stačí archivovat 3 roky, během nichž si zaměstnanec může vyžádat mzdové podklady. Oproti tomu evidence pracovní doby může sloužit mimo jiné k výměru důchodového pojištění. Z tohoto důvodu ji podle § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení musíte uchovávat po 30 let.
Autor
Mgr. Klára Gottwaldová, MBA
advokátka
Spolupracovník
Tomáš Foltas
Marketingový specialista
Nejčastější dotazy k evidenci docházky a pracovní doby
Jaké pro zaměstnavatele ze zákona vyplývají povinnosti ohledně evidence pracovní doby?
Zaměstnavatelé musí pro každého zaměstnance zvlášť vést a archivovat přehlednou, průkaznou evidenci pracovní doby. Tu musí na vyžádání poskytnout k nahlédnutí zaměstnanci i kontrolorům z úřadu.
Jaké pro zaměstnavatele ze zákona vyplývají povinnosti ohledně evidence docházky?
Evidence docházky není právní pojem. Žádné zákonné povinnosti se přímo k ní nevztahují.
Co musí obsahovat evidence pracovní doby?
Evidence pracovní doby musí obsahovat čas začátku a konce každé: pracovní směny, přesčasů, noční práce, pracovní pohotovosti (aktivní i neaktivní). Může mít tištěnou i elektronickou podobu.
Co běžně obsahuje evidence docházky?
Evidenci docházky zaměstnavatel vést nemusí, ovšem evidenci pracovní doby ze zákona ano.
Evidence pracovní doby dokumentuje informace o odpracované době, zejména začátky a konce jednotlivých typů pracovní činnosti. Do evidence docházky se běžně zapisují informace o příchodech a odchodech z pracoviště, dovolených, překážkách v práci nebo třeba přestávkách na jídlo.
Musí mi evidenci pracovní doby podepisovat zaměstnanec?
Nemusí, kvůli zákonnému kritériu prokazatelnosti ovšem, jako zaměstnavatel, musíte zajistit nějakou formu kontroly evidovaných dat. Tou může být například čtečka karet nebo biometrických údajů ve vstupu do budovy.
Kdo hlídá, jak eviduji docházku?
Nikdo, evidence a archivace docházky je však ve vašem zájmu.
