Docházkový a HR systém Alveno šetří společnosti PERFORMIA 100 000 Kč ročně a jeho zavedení vedlo ke snížení administrativní zátěže o 30 % měsíčně. Tento ušetřený čas poté v PERFORMII věnují kolegům a zákazníkům. Alveno tak přispívá také k posílení firemní kultury a efektivitě celého týmu…
Představení společnosti PERFORMIA
Alveno a PERFORMIA, tohle spojení se vytváří už nějakou chvíli. Performia učí české firmy, jak vybírat na svoji palubu pracovité lidi s potenciálem, a pečovat o ně tak, aby se plně rozvinuly jejich silné stránky. Cílem je, aby každý manažer měl svůj tým snů, na který může být pyšný. To je něco, s čím IRESOFT souzní. A tyto firemní hodnoty požadujeme od našich partnerů. Naši klienti, kteří se účastní našich pravidelných inspirativních HR snídaní v Praze, se setkávají právě s holkami z PERFORMIE. Hana Slačálková zde vystupuje pravidelně jako host se skvělou přednáškou „Kdo pomáhá a kdo se veze (aneb co za kolegy mohu mít v týmu)“. No a zde se dozvěděly o našem docházkovém a HR systému. S počtem 17 pracovníků a každoročním růstem obratu přišla potřeba automatizace. Do té doby totiž řešily docházku a nepřítomnost postaru, prostě papírově.
Efektivita na prvním místě
S nárůstem práce a administrativní zátěže šlo kolegyním z PERFORMIE hlavně o usnadnění a zefektivnění procesů a ušetření času, který mohou věnovat péči o své klienty. To vše s ohledem na maximální flexibilitu (možnost přístupu kdykoliv a odkudkoliv) a přehlednost (přehled docházky/dovolených, narozenin, pracovních výročí, pracovních smluv a drobného majetku).
Zlom nastal v říjnu roku 2022, kdy jsme si společně sedli, řešili ještě užší spolupráci a nakousnuli implementaci docházkového a HR systému Alveno.
„Poohlíželi jsme se po docházkovém a HR systému, který bude jednoduchý, přehledný a pomůže nám automatizovat některé procesy za účelem úspory času. Zároveň jsme chtěli navázat spolupráci s firmou, která nám bude sedět i stran hodnot a vnitřního nastavení. Po vzájemném oťukávání během HR snídaní a poznání kolegů z IRESOFT se stal Alveno pro nás jasnou volbou.“
procesů spojených s docházkou
Počáteční stav
A jak to v PERFORMII vypadalo před implementací Alvena? PERFORMIA je přesně typ klienta, který nám potvrzuje naše interní data. Personální oddělení je v českých firmách často bráno jako poslední článek v soukolí digitalizace. PERFORMIA si však na automatizaci zakládá, proto se rozhodli změnit celkový proces evidence docházky a odstranit ruční zapisování docházky a žádanek o dovolenou. Ruku v ruce ručnímu zadávání se kupil čas, který jednotlivý kolega trávil nad tak banálními věcmi, jako je docházka zaměstnanců.
„V původním pořadí zabrala žádost o dovolenou cca 5 min. času každého zaměstnance. Myslím, že to nebyla ani tak časová zátěž ve smyslu podklady připravit, spíše to vnímám tak, že je to otázka pozornosti, kterou člověk musí jednomu drobném administrativním úkolu věnovat.“
Od výběru dodavatele, přes implementaci až po skvělou Alveno podporu
PERFORMIA měla v době pořízení systému přehled o dalších řešeních na trhu. Alveno si vybrali z důvodu jasné a srozumitelné komunikace, možnosti přizpůsobení systému vlastním potřebám (HR systém je opravdu taková skládačka, kterou si každý uživatel tvoří podle svých potřeb) a našemu férovému přístupu. V Alvenu se dlouhodobě potýkáme s obavou ze samotné implementace, která v případě PERFORMIE opadla při prvních schůzkách. Samotná implementace systému pro 22 spolupracovníků zabrala opravdu v řádech hodin včetně zaškolení.
s pracovními dokumenty
Implementace v řádu hodin
Kompletní implementace a interní zaškolení do docházkového systému včetně návodu pro kolegy, kteří si vytvářeli v PERFORMII sami, zabraly 9 hodin. U HR systému bylo zaškolení otázkou 2 hodin skrze online platformu Teams. Čas však vzrostl prvotním vložením dat do systému. Pracovníky si samozřejmě systém přetáhne z docházky, ale je potřeba vymyslet strukturu dokumentů, samotných šanonů a případně naskenovat některé fyzické záznamy do elektronické podoby. Jak zmiňují v PERFORMII:
Systém a proces stále ladíme, přeci jen jej používáme od března roku 2023. Ještě nás nějaké drobnosti čekají, ale systém je intuitivní a snadný na obsluhu. Nejtěžší je vymyslet strukturu HR systému, naštěstí nám k tomu ale pomáhají nejčastěji používané vzory šablon.
„Bylo pro nás prioritou vybrat takového dodavatele, který je zvyklý komunikovat a má proaktivní zákaznický servis. Sami si na tom zakládáme a očekáváme to i od našich dodavatelů. Alveno mělo v této oblasti velmi kladné reference.“
Zaměstnanci, kteří jsou nad věcí
Implementace systémů do společností se často neobejde bez interních patálií. Jakékoliv změny ve firmách vždy trochu bolí. Měnit zaběhnutá pravidla je někdy opravdu složité, a proto se nedivíme obavám, které implementace v mnoha společnostech vyvolává. V PERFORMII se ale potkalo mnoho fanoušků automatizací a moderních technologií, proto byli všichni pro změnu zapáleni. Už jen vidina toho, že člověk nemusí denně vypisovat ručně docházku a nemusí papírově žádat o dovolenou, byla velmi motivující. Alveno perfektně funguje právě v benevolentních firmách, které sází na samostatnost a zodpovědnost svých zaměstnanců a berou zákonnou povinnost evidence pracovní doby jako takové nutné zlo. Nechtějí trávit administrativou více, než je nutné. A přesně proto Alveno vzniklo. Intuitivní zadávání pracovní doby, různé nepřítomnosti a volitelných výjimek. Navíc se snadným exportem dat jako podklad pro mzdy, umožňuje zkrátit administrativní čas všech kolegů na úplné minimum.
Tento čas tak můžou v PERFORMII věnovat svým zaměstnancům.
Alveno 100 % splňuje všechna naše očekávání.
Chtěla bych ještě vyzdvihnout práci lidí, kteří jsou ochotni se zaváděním systému pomoci. Mile mě překvapilo, že po vyplnění formuláře s dotazem někdo z Alvena volá a je ochotný poradit a pomoci.
Implementací však nic nekončí. Důležitá je následná práce, kdy je pak každý měsíc společnost efektivnější. Nejvíce práce zabere vložení dat do HR systému, přeci jen jsou právě HR oddělení ve firmách v České republice stále nedigitalizované. Je to dáno také legislativou, která určuje, že se veškeré smlouvy podepisují papírově. Tomu je ale naštěstí (skoro) konec a novela zákoníku práce obsahuje část o digitalizaci a elektronických podpisech.
S PERFORMIÍ jdeme digitalizaci naproti. Bylo potřeba roztřídit a projít všechny pracovně právní dokumenty, které jsou stále v šanonech a postupně je předělat do šanonů elektronických. Jak jsme už zmiňovali, jde hlavně o to vymyslet si strukturu a celkový proces, který bude pro vaši firmu nejoptimálnější. I proto se vždy hodí parťák, v našem případě jsou to kolegové na zákaznické lince, kteří okamžitě a vstřícně poradí s jakýmkoliv dotazem.
Jak to všechno dopadlo?
Měřit úsporu, hlavně tu časovou, je opravdu oříšek, a liší se vždy klient od klienta (proces od procesu). My jsme se ale o to s PERFORMIÍ pokusili. Vzali jsme počáteční stav, změřili jsme trvání nejčastějších úkonů a porovnali s tím, jak proces probíhá nyní.
Subjektivní výsledky
- Nižší administrativní zatížení,
- ekologičtější chování (netiskneme tolik papírů),
- lepší kontrola pracovně-právní agendy,
- lepší kontrola docházky a přehled o dovolených.
Od Alvena jsme očekávali zjednodušení administrativních procesů, a tím i úsporu času každého člena našeho týmu. Troufám si říct, že se nám to podařilo. Cílem bylo udržet pracovně právní agendu co nejpřehlednější a převést do online podoby veškeré dokumenty, které máme k dispozici pouze v papírové podobě.
Neřešíme striktní docházku, snažíme se hlavně plnit zákonnou povinnost evidence pracovní doby a budovat příjemné prostředí ve společnosti bez zbytečné byrokratické zátěže, a s tím nám Alveno pomáhá. A to je u nás ještě důležitější.
Finanční a časová úspora
- Úspora 293 hodin ročně oproti původní evidenci docházky -> při průměrné mzdě a hodinové sazbě se jedná o ekvivalent 102 515 Kč ročně.
- Dlouhodobý výhled časové úspory na evidenci pracovně právních dokumentů je snížení administrativního času o 30 % s ohledem na počáteční stav (papírové šanony, nezastupitelnost, vázanost na konkrétní místo, navíc s rizikem úniku osobních dat v době GDPR apod.)
