Společnost UlovDomov.cz, poskytující online služby pro pronájem a správu nemovitostí, se rozhodla modernizovat své HR procesy. Zavedením systému Alveno dosáhla významných zlepšení v oblasti správy docházky, což vedlo k úsporám času, snížení chybovosti a zajištění souladu s legislativou.
Výzvy, kterým UlovDomov.cz čelil
Před implementací Alvena se v UlovDomov.cz potýkali s manuální správou docházky pomocí Excelu, což přinášelo řadu problémů. Docházelo k chybám při zadávání, což způsobovalo nepřesnosti v evidenci pracovní doby a komplikace při zpracování mezd. Manuální práce byla časově náročná a systém nebyl dostatečně přehledný.
Naše předchozí řešení bylo nepraktické. Excelové tabulky nebyly dostatečně přehledné a manuální zadávání docházky bylo časově náročné a náchylné k chybám.
Přechod na Alveno: Jak se v UlovDomov.cz připravili na změnu
V UlovDomov.cz se rozhodli pro systém Alveno, který nabídl možnost digitalizace a automatizace procesů. Společnost byla příjemně překvapena rychlou reakcí a osobním přístupem. Alveno také splnilo všechny požadavky UlovDomov.cz, což přispělo k rozhodnutí o jeho pořízení a implementaci.
Klíčovou roli v této změně sehrála HR manažerka Dominika Pivodová Lišková, která interně řídila celé zavedení systému. Implementace Alvena měla následující fáze:
- Analýza požadavků: Nejprve bylo třeba projít požadavky manažerů ohledně správy docházky a připomínky, které měli ke stávajícímu procesu.
- Audit procesů: Poté přišla na řadu důkladná analýza stávajících procesů. Bylo potřeba identifikovat slabá místa a stanovit si priority pro změnu. Na základě tohoto auditu byla vytvořena strategie přechodu na nový systém.
- Příprava dat: Následně v UlovDomov.cz přistoupili k vyčištění a přípravě dat pro migraci do Alvena. Zajistili, aby všechna data byla přesná a aktuální, což minimalizovalo problémy při samotné implementaci.
- Interní komunikace: Aby byl přechod na nový systém co nejhladší, byla v UlovDomov.cz klíčová komunikace se zaměstnanci. Byly vytvořeny detailní návody a následně odpovědi na často kladené otázky nebo časté chyby při zadávání, které jasně popisovaly, jak systém používat. Školení a podpora pro zaměstnance zajistily, že se všichni rychle s novým systémem seznámili.
- Adaptační fáze: V rámci přechodu na nový systém byla vyčleněna adaptační fáze, kdy se nový systém testoval a ladily se poslední detaily. Dominika průběžně sledovala zpětnou vazbu od zaměstnanců a řešila případné problémy.
Díky důkladné přípravě a jasné komunikaci se nám podařilo přechod na Alveno zvládnout bez větších problémů. Systém je intuitivní a zaměstnanci si na něj rychle zvykli.
Rychlá a efektivní implementace Alvena
V UlovDomov.cz se díky systematickému přístupu podařilo zvládnout implementaci systému Alveno snadno a rychle. Implementace Alvena tak nebyla náročná díky těmto faktorům:
- Podpora od týmu Alveno: Pokud byste potřebovali pomoc, tým Alveno je vždy připraven Vás provést celým procesem implementace a poskytnout školení pro vaše zaměstnance.
- Podrobné návody a nápovědy: Alveno nabízí rozsáhlé návody a podporu, které mohou firmy využít k vytvoření vlastních interních materiálů. To usnadňuje přechod na nový systém i pro větší organizace.
Díky jednoduchosti systému Alveno a podpoře, kterou nabízí, jsme byli schopni celý přechod zvládnout vesměs interně. Pro jiné firmy může být ale užitečné využít podpory od Alvena, která je velmi profesionální a rychlá.
Výsledky a přínosy pro UlovDomov.cz
- Výrazná úspora času: Procesy spojené s docházkou a HR agendou jsou nyní rychlejší a efektivnější. Docházku lze nyní zpracovat v polovičním čase, což uvolnilo ruce HR oddělení pro důležitější úkoly.
- Snížení chybovosti: Díky automatizaci a digitalizaci jsou chyby při evidenci docházky a zpracování mezd minulostí. Zaměstnanci mají lepší kontrolu nad svou docházkou, což zvyšuje jejich zodpovědnost a samostatnost.
V UlovDomov.cz je našim dlouhodobým cílem mít samostatné a zodpovědné zaměstnance. Alveno nám v tomto ohledu významně pomáhá – systém posiluje odpovědnost jednotlivců tím, že jim umožňuje spravovat si docházku, plánovat dovolenou i home office a sledovat svou pracovní dobu.
Alveno nám ušetřilo desítky hodin času, který bychom jinak museli věnovat studiu legislativních změn, kterých bylo zejména v oblasti dohodářů během posledních let velké množství. Díky tomu se můžeme soustředit na naši hlavní činnost a víme, že všechny zákonné povinnosti máme v pořádku.
- Soulad s legislativou: Alveno zajišťuje, že veškeré procesy spojené s docházkou a personalistikou jsou v souladu s aktuálními právními předpisy. To zahrnuje i aktualizaci systému v reakci na změny v zákoníku práce, což šetří společnosti UlovDomov.cz čas a eliminuje nutnost sledovat legislativní změny.
- Podpora pro management: Systém Alveno výrazně usnadnil práci i samotným manažerům. Díky přehledným reportům a možnosti delegování práv se mohou lépe soustředit na své vedoucí úkoly a spravovat docházku svého týmu s minimálním úsilím.
Jak se připravit na změnu: Tipy přímo od UlovDomov.cz
Na základě zkušeností Dominiky Pivodové Liškové z UlovDomov.cz lze doporučit několik kroků pro úspěšnou implementaci docházkového systému:
- Provést důkladný audit stávajících procesů: Před přechodem na nový systém je klíčové porozumět slabinám a problémům současného nastavení. To vám umožní lépe naplánovat přechod a vyhnout se potenciálním úskalím.
- Zajistit důkladnou interní komunikaci: Změna systému může být pro zaměstnance náročná, pokud nejsou včas informováni a dostatečně proškoleni. Příprava detailních návodů a školení je zásadní pro hladký přechod.
- Vyčlenit čas pro testovací fázi: Než systém plně nasadíte, je důležité jej otestovat v reálných podmínkách. To vám umožní odhalit a vyřešit případné problémy ještě před ostrým startem.
- Zaměřit se na školení a podporu: Zajištění, že zaměstnanci vědí, jak systém používat, a mají k dispozici podporu v případě problémů, je klíčové pro úspěšnou implementaci.
- Ukažte zaměstnancům výhody systému: personalista se u jakékoli změny stává vlastně obchodníkem a je potřeba systém do společnosti řádně prodat. Ukažte zaměstnancům, výhody, které získají používáním nového systému (v tomto případě to je rychlé plánování nepřítomnosti, kontrola dovolené, urgence schválení dovolené, přehled o směnách apod.)
- Využít výhod automatizace: Alveno nabízí široké možnosti automatizace, které mohou výrazně snížit administrativní zátěž a eliminovat chyby. Nebojte se tyto funkce plně využít.
Výhled do budoucna
UlovDomov.cz plánuje dále rozvíjet svou spolupráci s Alvenem. Chtějí se zaměřit na ještě lepší integraci systému s jejich mzdovým softwarem a zkoumají možnosti využití dalších funkcí Alvena, které by mohly usnadnit práci HR oddělení a zvýšit efektivitu celé společnosti.
Pokud i vy zvažujete implementaci docházkového systému, pečlivě si zvažte své požadavky a potřeby. Doporučuji je otevřeně komunikovat s dodavatelem a důkladně připravit celou firmu na změnu, kterou implementace docházkového systému představuje.
