Často kladené otázky

Jaké dokumenty lze elektronicky podepisovat?

S Alvenem můžete elektronicky podepisovat většinu pracovněprávních dokumentů včetně:

Pracovních smluv a jejich dodatků
Interních směrnic
Předávacích protokolů
Dokumentace ke školením (BOZP, PO)
Dohod o výkonu práce na dálku
Informací o zpracování osobních údajů

Platba za docházkový a HR systém Alveno je měsíční, nebo roční?

Platba za docházkový a HR systém Alveno je v měsíčních intervalech a fakturujeme dopředu za následující období (příklad: fakturu za říjen vystavujeme na začátku září).

Potřebuji vlastní server?

Ne, není potřeba. Výhodou cloudového řešení je, že nepotřebujete žádnou IT infrastrukturu na Vaší straně. O vše se staráme my.

Umožňuje Alveno exporty do mzdových systémů?

Ano, export umožňujeme do více jak 40 mzdových systémů, všechny podporované systémy najdete na našich stránkách.

V jakém formátu je výstup z docházkového systému?

Buď dle formátu potřebného k importu do Vašeho mzdového systému, nebo v podobě .pdf, .xls.

Jak naplánovat směny?

Díky online aplikaci Alveno si jednoduše zvolíte vlastní vyrovnávací období a naplánujete směny na pár kliknutí.

Co je to vyrovnávací období?

S vyrovnávacím obdobím se potkáte hlavně u nerovnoměrně rozvržené pracovní doby. Jedná se o období, ve kterém se zaměstnanci plánují směny podle jeho týdenního fondu hodin. Na konci vyrovnávacího období je ideální, aby měl zaměstnavatel naplánovány všechny hodiny tak, aby nevzniklo kladné nebo záporné saldo hodin. Vyrovnávací období tak prodlužuje období pro naplnění fondu pracovních hodin, zaměstnancům tak sledujete počet odpracovaných hodin v celé délce vyrovnávacího období.

Jak dlouhé může být vyrovnávací období?

Vyrovnávací období je zpravidla půlroční. Pro potřeby firem však Alveno pracuje s obdobím od 1 měsíce až po jeden rok. Ve vyrovnávacím období je potřeba naplánovat všechny směny všem kolegům najednou v dlouhodobém plánu.

Co je to nerovnoměrně rozvržená pracovní doba?

Jednoduše se jedná o jakoukoliv pracovní dobu, která není vždy jasně dána. Často si ji zaměstnavatelé volí sami podle daného týdenního pracovního fondu. Směna však může být i o víkendech, svátcích a nemusí se jednat o standardní ranní, odpolední nebo noční 8 hodinovou pracovní směnu. Nejčastěji se s nerovnoměrnou dobou setkáte v restauracích, hotelnictví, obchodech, ale i v nemocnicích a ve výrobě (dlouhý krátký týden).

Co je to HR (personální) systém?

HR systém (personální systém) je softwarová platforma navržená pro správu a automatizaci personálních procesů v organizaci. Tento systém pomáhá personálním oddělením a manažerům v evidenci a správě zaměstnanců, vedení pracovních smluv, školení, dohledu nad docházkou a dalšími procesy. HR systém umožňuje efektivnější a transparentnější řízení lidských zdrojů, což vede ke zlepšení produktivity a organizace pracovního prostředí v rámci firmy.

Co to je docházkový systém?

Docházkový systém je software nebo aplikace určená k evidenci a správě docházky zaměstnanců v organizaci. Tento systém umožňuje sledovat a zaznamenávat pracovní dobu zaměstnanců, včetně jejich příchodů a odchodů z pracoviště, přestávek a dalších relevantních údajů. Docházkový systém často poskytuje také nástroje pro plánování směn, schvalování dovolené a evidenci nepřítomnosti zaměstnanců. Tímto způsobem pomáhá organizacím udržovat přesnou evidenci docházky, automatizovat procesy a zlepšit řízení pracovního času zaměstnanců.

Co je to HRIS (Human Resource Information System)?

HRIS je zkratka pro Human Resource Information System, což v češtině znamená Informační systém pro řízení lidských zdrojů. Jde o softwarové řešení, které pomáhá organizacím spravovat a automatizovat jejich HR procesy. Součástí takovýchto HR systémů je evidence zaměstnanců, smluv, drobného majetku, ale i evidence docházky a další věci spojené s personální agendou.

Potřebujeme instalovat nějaký software?

Ne, Alveno je cloudové řešení, ke kterému přistupujete přes webový prohlížeč. Není potřeba nic instalovat a systém můžete používat z jakéhokoliv zařízení s připojením k internetu.

Můžu si zaplatit školení docházkového systému?

Ano, možnost školení Alveno nabízíme. Školení provádíme online, nebo osobně a podle toho se odvíjí i cena za školení.

Je systém opravdu tak jednoduchý na používání, jak uvádíte?

Ano, Alveno je navrženo s důrazem na intuitivní ovládání. Systém využívá přehledné drag & drop rozhraní pro tvorbu šablon a dokumentů. Navíc vám s implementací pomohou naši konzultanti, kteří Vás celým procesem provedou a jsou k dispozici i po zavedení systému.

Jak je to s bezpečností dat v HR systému?

Všechna data jsou uložena na vysoce zabezpečených serverech v datových centrech s pravidelným zálohováním. Systém umožňuje nastavit různé úrovně přístupových práv, takže máte plnou kontrolu nad tím, kdo k jakým datům má přístup.

Platí se za elektronické podpisy extra?

Ne, náš vlastní elektronický podpis je součástí systému bez dodatečných poplatků. Nemusíte platit za každý podepsaný dokument – vše je zahrnuto v ceně HR systému.

Můžu si upravovat šablony dokumentů podle potřeb naší firmy?

Ano, systém umožňuje vytvářet vlastní šablony dokumentů pomocí jednoduchého drag & drop editoru. Můžete také využít připravené vzory, které pouze upravíte podle svých potřeb.

Jak složitá je implementace HR systému?

Implementace je navržena jako jednoduchý proces s podporou našich konzultantů. Provedeme Vás celým procesem krok za krokem a pomůžeme s nastavením systému podle vašich potřeb.

Jak často HR systém aktualizujete?

Systém průběžně aktualizujeme na základě zpětné vazby uživatelů a legislativních změn. Všechny aktualizace jsou automatické a jsou součástí služby.

Mohou zaměstnanci sami vidět své údaje, které evidujeme v HR systému?

Ano, každý zaměstnanec má přístup ke svým osobním údajům a dokumentům. Rozsah přístupných informací můžete nastavit podle potřeb Vaší firmy.

Je možné HR systém propojit s docházkovým systémem?

Ano, HR systém Alveno lze propojit s docházkovým systémem Alveno pro komplexní správu personální agendy. Data mezi systémy se automaticky synchronizují.

Jak mohu importovat stávající data do HR systému?

Systém podporuje hromadný import dat z Excel souborů. Můžete tak snadno přenést například zaměstnance, vlastní dokumenty, evidenci majetku a další.

Jak je to s exportem dat z HR systému?

Systém umožňuje exportovat data v různých formátech pro další zpracování.

Nabízíte API pro propojení s jinými systémy?

Ano, Alveno poskytuje REST API, které umožňuje:

Napojení na jakýkoliv externí systém (např. intranet)
Propojení s aplikacemi třetích stran
Automatizaci HR procesů API je plně dokumentované

Jakým způsobem je čtečka propojena se systémem?

Záleží na typu čtečky, všechny umožňují připojení pomocí síťového kabelu a naše nejmodernější čtečka DSi 800 také pomocí Wi-Fi.

Co se stane, pokud překročím mezní počet zaměstnanců?

Systém automaticky vystaví fakturu s vyšší sazbou, Vy se nemusíte starat o nic.

Co se stane při výpadku proudu nebo internetu? Smažou se mi data?

Po výpadku proudu ani internetu se Vám data ze čtečky nesmažou. Každá čtečka má svou interní paměť. Zařízení se v případě výpadku proudu pouze vypne, ale všechna data zůstanou uchována, dokud se elektrické připojení neobnoví. Pokud pouze vypadne internet, čtečka pošle data do systému ihned po obnovení spojení.

Jak dlouho trvá podpora systému?

Technickou podporu nabízíme vždy po celou dobu trvání smlouvy a je zdarma. Obracet se na nás můžete přes stránku podpory (podpora.alveno.cz), přímo z webového rozhraní klient.alveno.cz nebo z kontaktů na našem webu. Jednoduše nám zanecháte zprávu s požadavkem a jeden z našich konzultantů se co nejdříve ozve.

Jak dlouho trvá zavedení Alvena do firmy?

Vždy záleží na velikosti firmy, samotnou implementaci do firmy ale zvládneme do 14 dnů od objednávky. Samotný implementační proces se základním zaškolením zvládneme společně do 4 hodin – cena implementace se odvíjí od velikosti firmy a složitosti implementačního procesu.

Jak kontaktovat technickou podporu?

Technickou podporu můžete kontaktovat přímo z webového rozhraní klient.alveno.cz, z kontaktů na našem webu, nebo ze stránky podpory: podpora.alveno.cz.

Jak na čištění a údržbu biometrických čteček DSi?

Čtečky čistěte doporučenými prostředky na elektroniku, tj. monitory, notebooky, televize atd. Používejte antistatické utěrky, které jsou na čištění elektroniky. Dezinfekci na ruce si nikdy neaplikujte bezprostředně před použitím senzoru otisku prstu. Ruce si vydezinfikujte vždy až po použití senzoru. Vhodné čisticí prostředky můžete zakoupit např. na https://www.alza.cz/cisteni-elektroniky/18876741.htm All in one řešením jsou ubrousky: https://www.alza.cz/clean-it-cistici-ubrousky-mokre-na-plasty-100ks-d5791392.htm. Po použití vlhčených ubrousků použijte ještě antistatickou utěrku. V žádném případě nepoužívejte dezinfekci na bázi alkoholu, lihu, nebo metyl alkoholu (tj. většina dostupných anti COVID prostředků, jejichž používáním může dojít k poškození elektronických zařízení včetně biometrických čteček), a to především NE postříkáním. Nepoužívejte jiné než antistatické utěrky.

Jak se data zálohují?

Data se automaticky zálohují pravidelně na našich serverech a to hned na několika místech.

Jak se provádí implementace do firmy a je nějak zpoplatněna?

Implementace do firmy není náročná, provede ji s Vámi náš konzultant na dálku, nebo osobně, stačí si dohodnout pevný termín. Doba i cena implementace je vždy individuální a odvíjí se od velikosti firmy a složitosti implementačního procesu. Standardní implementace na dálku zabere zpravidla do 4 hodin.

Jak vypadá měsíční výkaz?

Tiskové sestavy jsou navrženy tak, aby obsahovaly všechny informace a legislativní potřeby pro případnou kontrolu.

Jak zkontroluji zaměstnance, kteří nechodí každý den na firmu?

Součástí systému je integrovaná softwarová čtečka s GPS lokací, použitelná z jakéhokoliv chytrého zařízení (telefon, tablet,…)

Jaké zabezpečení má Vaše cloudové řešení?

Naše servery jsou umístěny v datovém centru, které má maximální možnou ochranu. Zálohy se replikují na 2 různá, geograficky odlišná místa. Nehrozí tedy žádné nebezpečí, že o svá data přijdete.

Chci si pořídit docházkový systém, jak probíhá objednání a jak dlouho to trvá?

Stačí nám napsat, nejpozději do druhého dne se s Vámi spojí náš obchodník, zjistí si detaily a domluví si s Vámi schůzku, kde přesně ukáže možnosti našeho systému přímo Vaší firmě na míru. Pokud si podáme ruku, tak se domluví datum implementace se základním zaškolení a systém Vám pomůžeme do firmy zavést. Samotnou implementaci zvládnete s našim konzultantem klidně online za 4 hodiny.

Je v měsíční ceně i technická podpora systému Alveno?

Ano, v ceně docházkového systému máte i bezplatnou technickou podporu. Požadavky můžete zadávat ve všední dny od 8:00 do 15:00. Většinu požadavků řešíme ještě v den, kdy jste požadavek zadali.

Kdy je zúčtovací období pro platbu za docházkový systém?

Fakturu za následující období vystavujeme vždy na začátku nového měsíce – zpravidla do 3 pracovních dnů (příklad: fakturu za říjen vystavujeme na začátku září). Splatnost faktury je 14 dní.

Kdy se mohu obrátit na technickou podporu?

Technická podpora je pro naše klienty zdarma každý všední den od 8:00 do 15:00, jednoduše nám zanecháte požadavek a my se ozveme. 95 % požadavků dokážeme vyřešit ještě v den zadání požadavku.

Lze pomocí biometrické čtečky i otevírat dveře?

Ano v nabídce jsou i druhy čteček, které kromě zaznamenávání docházky mohou rovnou otevírat i dveře. Navíc zákazník může definovat, zda se dveře otevřou jen např. při příchodu do práce nebo i při přestávkové pauze, atp.

Lze pronajmout biometrickou čtečku?

Ano, pronájem je možný, řeší se individuálně, tak se nám neváhejte ozvat.

Lze propojit několik poboček do 1 systému?

Ano, do jednoho systému si můžete připojit libovolný počet docházkových nebo přístupových čteček, a to i když každá leží na jiné straně republiky.

Lze provozovat docházkový systém bez biometrických čteček?

Díky cloudovým technologiím je dnes možné docházku spravovat i pomocí mobilních zařízení. Potom si zaměstnanec může svou docházku zaznamenávat odkudkoliv např. z mobilního telefonu. Navíc firmy tímto způsobem mohou efektivně spravovat docházku i zaměstnancům, kteří jsou neustále v terénu, jako jsou např. obchodní zástupci nebo také mohou mít pod kontrolou zaměstnance v nějaké odlehlé kanceláři, do které se jim biometrické zařízení nevyplatí koupit.

Lze systém zakoupit a naimplementovat i vzdáleně?

Ano, v dnešní době je potřeba se přizpůsobit, proto i docházkový systém Alveno dokážeme s Vámi zřídit a naimplementovat vzdáleně on-line.

Lze zneužít otisky prstů?

Otisky prstů zneužít nelze. Ukládají se jako hash (síťová mapa bodů), který nelze zpětně rekonstruovat.

Mohou zaměstnanci sledovat svoji docházku?

Ano, mohou. Pokud jim dáte přístup do systému, mohou nahlížet na svoje docházková data.

Mohu Alveno vyzkoušet třeba na měsíc zdarma?

Rozhraní Alveno je opravdu jednoduché, systém s Vámi prochází obchodník na osobní schůzce vždy na základě Vašich potřeb a požadavků. Tím tak eliminujeme obavu z rozhraní systému. Pokud i nadále obavy zůstávají, tek je možné domluvit si individuálně s obchodníkem demo verzi na jeden měsíc. Standardně demo verzi ale nenabízíme.